Como gravar e imprimir cheques de QuickBooks - dummies

Obviamente, qualquer empresa escreve cheques para pagar contas e pagar funcionários. O QuickBooks inclui um comando e uma janela especificamente para fins de gravação e, possivelmente, impressão de cheques.

Para gravar ou imprimir cheques, siga estas etapas:

1 Escolha o comando Banking → Write Cheques.

Quando QuickBooks exibe a janela Write Cheques, use a lista suspensa Conta bancária para selecionar a conta correta para escrever um cheque.

2Use o campo No. (número de verificação) para identificar o número da verificação.

Se ainda não conhece o número do cheque porque não imprimiu o cheque, deixe o campo em branco. Em seguida, selecione a caixa de seleção Imprimir mais tarde, que aparece na guia Principal da janela Escrever Cheques.

Quando você seleciona a caixa de seleção Imprimir mais tarde, o QuickBooks exibe a frase para imprimir no campo No..

3Use o campo Data para gravar a data em que o cheque está escrito ou será escrito.

Você pode inserir a data de verificação em formato mm / dd / aaaa. Você também pode inserir datas como simplesmente mmdd ou m / dd, e QuickBooks as transforma em mm / dd / aaaa. Assim, 3/17, 0317 e 03/17/2014 são todas formas válidas de inserir a mesma data, se o ano atual for 2014.

Como alternativa, você pode clicar no botão do pequeno calendário que aparece à direita do Campo de data. Quando você clica no botão do calendário, o QuickBooks exibe um calendário pop-up. Para selecionar um dia exibido no calendário, clique no dia. O calendário pop-up também inclui um par de botões que você pode clicar para se deslocar para frente e para trás durante os meses.

4 Use o campo Pagar ao pedido de campo para identificar o indivíduo ou empresa que você está pagando com o cheque.

Se o cheque que você está gravando é o primeiro cheque que você já fez para o beneficiário, você deve digitar o nome do beneficiário no campo Pagar para Ordem de.

Se você já pagou o beneficiário, você pode clicar no botão de seta no final direito do campo Pagar para Ordem de. Quando você faz, o QuickBooks exibe uma lista de beneficiários anteriores. Você pode selecionar um beneficiário desta lista clicando no nome.

5Mova o cursor de seleção para o campo Dólares (ou quantidade) e digite o valor do cheque.

QuickBooks escreve o valor do cheque na linha abaixo do campo Pagar para Ordem de.

6 (Opcional) Forneça um endereço.

Se você quiser, você pode usar o bloco de endereço para fornecer o endereço do beneficiário. Tenha em atenção que o QuickBooks escreve o nome do beneficiário na primeira linha do bloco de endereço quando preencher o campo Pagar para Ordem de. Você pode adicionar as outras linhas ao bloco de endereço manualmente.

7 (Opcional) Forneça uma descrição de nota.

Você pode usar o campo Memo para fornecer ou registrar informações adicionais. Se você for imprimir o cheque, por exemplo, você pode usar o campo Memo para identificar seu número de conta ou o número da nota fiscal que o cheque paga.

8 (Opcional) Selecione a caixa de seleção Pagar on-line na guia Memorando.

Então, aqui está o negócio: se você disse ao seu banco que deseja fazer o negócio bancário on-line e seguiu suas instruções para a instalação, você pode selecionar a caixa de seleção Pagar Online (que aparece depois de configurar on-line bancário). Esta configuração diz ao QuickBooks que transmita essas informações de checagem ao seu banco, juntamente com instruções para o banco para efetuar o pagamento.

9Distribua o valor do cheque às despesas apropriadas ou contas de ativos.

Se o cheque pagar uma determinada despesa ou comprar um determinado bem, clique na guia Despesas. Em seguida, use as linhas ou linhas da guia Despesas para identificar a conta e o valor que o cheque paga. Se você categorizar a despesa como incorrida para um determinado cliente ou trabalho, você pode usar o Billable? coluna para indicar se este item deve ser faturado para o cliente mais tarde.

10Descreva os itens que o cheque compra.

A figura mostra o separador Itens da janela Write Checks. Você usa a guia Itens quando você escreve um cheque para comprar itens mostrados e descritos na sua lista de itens. Por exemplo, se você escrever um cheque de US $ 1 000 para comprar 1 000 itens de US $ 1 para estoque, use a guia Itens. Para usar a guia Itens, identifique o item que está sendo comprado inserindo o código ou o nome do item na coluna Item.

11 Para imprimir uma verificação, clique no botão Imprimir.

Como alternativa, se você deseja imprimir cheques em um lote, depois de gravar o último cheque que deseja imprimir, clique na seta para baixo abaixo do botão Imprimir. Quando o QuickBooks exibe o menu Imprimir, escolha o comando Imprimir lote. O QuickBooks exibe a caixa de diálogo Selecionar cheques para imprimir.

Selecione as verificações que deseja imprimir clicando nelas. Use a caixa Primeiro número de checagem para identificar o número do primeiro formulário de verificação a ser usado para impressão.

12Clique em OK.

Quando o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Verificações de impressão, use a área Verificar estilo para identificar o tipo de formulários de verificação nos quais você está imprimindo. Se você estiver usando cheques padrão ou de estilo carteira, você também precisa indicar o número de cheques. Em seguida, clique no botão Imprimir.

13 Depois de descrever o cheque e os motivos para escrever o cheque, clique em Salvar e Fechar ou no botão Salvar e Novo.

O botão Salvar e fechar salva a verificação e também fecha a janela de verificações de gravação. Clique no botão Salvar e Novo para salvar a verificação e, em seguida, exiba novamente a janela Escrever Cheques para que você possa gravar outra verificação. Se você não quiser salvar a verificação, clique no botão Limpar.