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Quando você recebe itens de um fornecedor, você pode gravar o recibo no QuickBooks. Normalmente, você faz isso quando deseja gravar o recebimento de um item mesmo antes de receber uma conta para o item. Por exemplo, em qualquer negócio com inventário, você quer saber exatamente quanto estoque você possui no seu armazém ou no chão da sua loja.
Você não quer esperar para ajustar seus registros de inventário para essas compras até receber a nota fiscal do fornecedor. Nesse cenário, você grava quando recebe itens.
Para gravar recibos do item, siga estas etapas:
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Escolha o comando Fornecedores → Receber itens.
QuickBooks exibe a janela Criar Item Receipts.
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Selecione o fornecedor de quem você está recebendo itens da lista suspensa Vendor.
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Selecione todas as ordens de compra das quais você está recebendo itens.
Se existem pedidos de compra abertos para o fornecedor, o QuickBooks exibe uma caixa de mensagem, perguntando se deseja receber itens contra uma das ordens de compra abertas. Se os itens que você recebe são itens que você configurou em uma ordem de compra, clique em Sim.
Quando o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Abrir encomendas de compra - a caixa de diálogo lista apenas as ordens de compra abertas - selecione aquela que ordenou os itens que está recebendo e, em seguida, clique em OK. O QuickBooks preenche a guia Itens da janela Criar entradas de itens usando as informações do pedido.
Esta entrada de dados automática de informações de pedido de compra deve poupar tempo se os itens que você está recebendo combinam itens no pedido.
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Confirme a data do recebimento.
Use o campo Data para confirmar a data de recebimento. Tal como acontece com o campo Data em outros lugares no QuickBooks, insira a data em formato mm / dd / aaaa. Ou clique no botão Calendário que aparece à direita do campo Data e escolha a data do calendário pop-up que o QuickBooks exibe.
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Use a caixa Total para identificar o valor total da ordem recebida, se disponível.
O QuickBooks calcula esse total para você, adicionando os custos individuais do item, para que você possa aguardar até mais tarde.
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(Opcional) Digite um número de referência.
Você pode usar a Ref. No. campo para fornecer um número de referência. Por exemplo, você pode querer fazer referência ao número de pedido do fornecedor.
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(Opcional) Forneça uma descrição na caixa de texto Memorando.
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Descreva os itens recebidos.
Use a guia Itens para identificar os itens que você recebeu. A guia Itens da janela Criar Entrada de Objetos se assemelha e funciona como a guia Itens da janela Criar Pedido de Compra.
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Descreva as despesas relacionadas.
A guia Despesas da janela Criar Entrada de Itens funciona como a guia Despesas da janela Escrever Cheques.
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Clique no botão Salvar e Fechar ou Salvar e Novo para salvar o item do recibo.
Se você clicar no botão Salvar e Fechar, o QuickBooks salva as informações do recibo do item e fecha a janela Criar Item Receipts. Se você clicar no botão Salvar e Novo, o QuickBooks salva as informações do recibo do item e exibe novamente uma versão limpa, limpa e limpa da janela Criar Item Receipts. Então você pode usar a janela para descrever os recibos de algum outro conjunto de itens.
