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Quando uma conta entra, a primeira coisa a fazer é gravá-la no QuickBooks 2017. Você pode gravar contas através da janela Enter Bills ou no registro Accounts Payable. Se você planeja rastrear contas por despesa e item, você precisa usar a janela Inserir faturamento.
Para gravar uma conta na janela Enter Bills, siga estas etapas:
- Escolha Fornecedores → Digite Bills. Em alternativa, clique no ícone Enter Bills na área vendedores na página inicial. Você, sem dúvida, percebe que a metade superior desta janela parece um ótimo negócio como um cheque, e isso é porque grande parte das informações que você coloca aqui acabam no cheque que você escreve para pagar sua conta. (Se você vir a palavra Crédito na parte superior do formulário em vez de Bill, selecione o botão de opção Bill no canto superior esquerdo. Você também pode usar essa tela para inserir crédito notas de fornecedores.)
- Selecione o nome do fornecedor que você está pagando. Se você deseja pagar esta conta para um fornecedor que já está na lista Vendedor, clique na seta para baixo no final da linha Vendedor e escolha o fornecedor. (Em seguida, o QuickBooks preenche automaticamente a janela Enter Bills com tanta informação quanto se lembre.) Se este fornecedor for novo, o QuickBooks solicita que você adicione ou configure rapidamente algumas informações sobre o fornecedor: endereço, limite de crédito, condições de pagamento e em breve. Você fornece essas informações na janela New Vendor.
Se você tiver uma ou mais ordens de compra não preenchidas com o fornecedor que você selecionou, o QuickBooks pergunta se deseja receber contra uma ordem de compra. Clique em Sim, se você fizer ou Não se você não. Se você optar por receber contra uma ordem de compra, o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Abrir encomendas de compras. Ele lista os pedidos de compra abertos que você gravou.
Quando você seleciona uma ou mais ordens de compra para receber contra, o QuickBooks preenche os itens e os montantes dessas ordens para você, o que você pode modificar conforme necessário. Quando terminar com a caixa de diálogo Abrir encomendas de compras, clique em OK para voltar para a janela Ingresar contas.
Para criar uma ordem de compra, que é um registro de itens que você solicitou de fornecedores, escolha Fornecedores → Criar Pedidos de Compra. Quando o QuickBooks exibe a janela Criar encomendas de compras, descreva seu pedido. Você imprime e edita ordens de compra, por sinal, da mesma maneira que você imprime faturas e notas de crédito.
- Selecione os termos de pagamento que descrevem quando a conta é devida. Na linha Termos, abra a lista drop-down e escolha os termos de pagamento (se a informação ainda não existe quando você configura o fornecedor).
- (Opcional) Digite o número de referência do fornecedor. Se você inserir o número de referência do fornecedor para a conta - provavelmente é apenas o número da fatura ou o número da conta - o número de referência imprime no comprovante que faz parte da verificação impressa.
- (Opcional) Insira um memorando para descrever a conta. Você pode inserir uma nota na caixa de texto Memorando. A nota que você inseriu aparece no registro A / P.
- Mova o cursor para baixo na coluna Conta da guia Despesas e insira um nome de conta de despesa. As possibilidades são boas que você deseja inserir o nome de uma conta de despesa que já está no gráfico de contas. Se for esse o caso, clique na seta para baixo para ver uma lista de todas as suas contas. Você provavelmente deve percorrer a lista para chegar às contas de despesas. (Uma maneira rápida de se deslocar para baixo da lista é começar a digitar o nome da conta, você vai direto para a lista.) Clique na conta que esta conta representa. (Provavelmente, é Suprimentos ou algo assim).
Se você precisa criar uma nova categoria de conta de despesa para esta conta, escolha Adicionar Novo no topo da lista. Você vê a caixa de diálogo Nova conta. Preencha as informações e clique em OK.
E se o dinheiro que você está pagando por causa dessa conta pode ser dividido entre duas, três ou quatro contas de despesas? Basta clicar abaixo da conta que você acabou de entrar. A seta para baixo aparece. Clique nele para entrar em outra conta de despesa, e outra, e outra, se você precisar.
- Tab na coluna Montante, se necessário, e altere os números. Se você estiver dividindo esta conta entre várias contas, certifique-se de que os números na coluna Montante adicionam ao total da conta.
- (Opcional) Digite palavras de explicação ou sabedoria na coluna Memo.
- (Opcional) Atribuir a despesa a um Cliente: Trabalho. Se você pretende ser reembolsado por essas despesas, ou se você quiser apenas rastrear suas despesas por trabalho, insira o cliente que irá reembolsá-lo. Insira um valor para cada conta, se necessário. Você pode usar a seta para baixo para encontrar clientes e depois clicar neles.
- (Opcional) Atribua a despesa a uma classe. Você também pode acompanhar as despesas por classe fazendo entradas na coluna Classe. Observe a seta para baixo usual e clique nela para ver uma lista de classes. (Você não vê uma coluna da Classe, a menos que você tenha dito ao QuickBooks que você deseja usar as classes.)
Se você deseja que o QuickBooks acompanhe as despesas por aula, você pode configurá-lo para fazê-lo. Para configurar QuickBooks para rastrear despesas, escolha Editar → Preferências. Quando o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Preferências, clique no ícone Contabilidade, clique na guia Preferências da empresa e, em seguida, selecione a caixa de seleção Usar classificação de rastreamento.
Se desejar, clique no botão Recalcular para totalizar as despesas.
- Use a guia Itens para gravar os vários itens que a conta representa. Clique na guia Itens. Insira os itens que você comprou e os preços que pagou por eles.
Se você perceber depois de concluir parcialmente a conta que a conta realmente paga uma ordem de compra, clique no botão Selecionar PO, que aparece na faixa principal da janela Enter Bills.
Na lista suspensa Vendedor, escolha o nome do fornecedor que lhe enviou a conta. Na lista de pedidos de compra abertos, clique na coluna à esquerda para marcar uma marca ao lado do pedido (ou ordens) para o qual você está pagando. Bastante fácil? Clique em OK quando terminar. O QuickBooks enche a guia Itens para você automaticamente.
- Mover para a coluna Item e digitar um nome para o item. Observe a seta para baixo nesta coluna. Clique nele para ver a lista Item. O item que você está pagando aparece nesta lista? Em caso afirmativo, clique nesse item. Caso contrário, escolha Adicionar Novo no topo da lista e preencha a janela Novo Item.
- Preencha o restante das linhas de itens na guia Itens. Você pode inserir todos os itens que você está comprando aqui. Certifique-se de que a guia Itens mostra com precisão os itens que você está comprando, seus custos e suas quantidades. Se você quiser, clique no botão Recalcular para totalizar os itens.
- Salve a conta. Clique em Salvar e Novo para salvar seu registro da conta e depois digite outra conta. Ou clique em Salvar e Fechar para gravar sua conta, mas não digite outra conta.
Assim como no caso de janelas relacionadas ao cliente (como a janela Criar faturas), o QuickBooks exibe informações históricas sobre um fornecedor na barra lateral direita. Você pode alternar entre Vendedor e Transações, executar relatórios rápidos e vincular rapidamente as contas, faturas e outras notas anteriores ou pendentes em um cliente com quem você trabalha.
