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Você pode especificar como o QuickBooks funciona para você, definindo preferências. Na verdade, muito do que você faz quando executa o QuickBooks 2011 EasyStep Interview (quando você configura o QuickBooks) é fornecer informações que o QuickBooks usa para definir suas preferências.
Por exemplo, se você indicar que você cobra o imposto sobre as vendas dos clientes, a Entrevista EasyStep descreve como o imposto de vendas deve funcionar para sua empresa usando as preferências de impostos sobre vendas.
A guia Minhas Preferências do conjunto de Preferências de Contabilidade fornece uma única opção: Você pode informar ao QuickBooks que deseja que ele seja preenchido automaticamente quando grava uma entrada de diário geral.
A guia Preferências da Empresa fornece as seguintes cinco caixas de seleção contábil geral, bem como as configurações da data de encerramento.
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Use números de conta: A caixa de seleção Usar números de conta, se selecionada, permite que você insira um número de conta para uma transação.
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Exigir contas: A caixa de seleção Exigir contas, se selecionado, informa ao QuickBooks que você deve especificar uma conta para uma transação.
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Use Class Tracking: A caixa de seleção Use Class Tracking permite que você diga ao QuickBooks que você deseja usar não apenas contas para rastrear suas informações financeiras, mas também classes. Você pode acompanhar as despesas usando categorias como salários, aluguel e suprimentos. As aulas, portanto, fornecem uma maneira de rastrear essas informações em outra dimensão.
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Atribuir automaticamente o número de entrada do diário geral: Esta caixa de seleção informa o QuickBooks para atribuir números às entradas de diário geral que você inseriu usando o comando Criar registro de diário. Você quer deixar esta caixa de seleção selecionada.
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Avise ao postar uma transação para ganhos retidos: Esta caixa de seleção informa o QuickBooks para exibir uma mensagem de aviso sempre que você ou outra pessoa tentar devolver ou creditar sua conta de lucros acumulados.
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Avisos de data: As caixas de advertência de data informam o QuickBooks para avisá-lo quando você ou outra pessoa entrar em uma transação com uma data muito próxima no passado ou muito longe no futuro. Você também quer especificar quantos dias está muito longe no passado ou muito longe no futuro.
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Configurações da data de encerramento: A caixa Data de encerramento permite identificar uma data antes da qual o arquivo de dados do QuickBooks não pode ser alterado. Em outras palavras, se você definir a data de encerramento até 31 de dezembro de 2010, você está dizendo ao QuickBooks que não deseja alterações feitas no arquivo de dados do QuickBooks antes de nesta data.
As versões anteriores do QuickBooks também permitem ligar e desligar um recurso de trilha de auditoria usando a guia Preferências da Empresa das Preferências de Contabilidade.No entanto, desde 2007, o QuickBooks fornece uma trilha de auditoria sempre , para que você não veja mais uma caixa de verificação da Audit Trail na preferência de contabilidade. Uma trilha de auditoria, por sinal, simplesmente mantém uma lista de quem faz quais mudanças nas transações. Os contadores, previsivelmente, amam trilhas de auditoria. As trilhas de auditoria permitem que alguém, como seu CPA, entre após o fato e descubra por que o saldo da conta é o que é.
