Como definir opções de contabilidade geral no QuickBooks 2013 - tabelas de preferências

A guia Preferências da empresa do QuickBooks 2013 fornece as seguintes cinco caixas de seleção contábil geral, bem como as advertências de data e as configurações da data de encerramento. (As caixas de seleção provavelmente são auto-explicativas para quem tenha feito um pouco de contabilidade com o QuickBooks, mas para novos usuários do QuickBooks, aqui está uma breve descrição do que cada um faz.)

• Use números de conta: O A caixa de seleção Usar números de conta, se selecionada, permite que você insira um número de conta para uma transação. A caixa de seleção associada, Mostrar menor conta de subconjunto somente, informa QuickBooks para exibir apenas o nome e número de conta de uma subconta (se você estiver usando uma) em vez do patrimônio completo da conta.

  Se você usa muitos níveis de subcontas, esta opção pode realmente limpar as visualizações, tornando mais fácil contar a conta que você está procurando.

• Exigir contas: A caixa de seleção Exigir contas, se selecionado, informa ao QuickBooks que você deve especificar uma conta para uma transação. Isso faz sentido. Se você não estiver usando contas para rastrear os valores que fluem para dentro e fora do negócio, você realmente não está fazendo contabilidade. Nunca faria sentido desmarcar a caixa de seleção Exigir contas.

• Usar o rastreamento de classe para a transação: A caixa de seleção Usar classe de rastreamento permite que você diga ao QuickBooks que você deseja usar não apenas contas para rastrear suas informações financeiras, mas também . As classes permitem dividir a informação do nível da conta de outra forma. Isso parece complicado, mas é bastante simples.

  A lista de contas, por exemplo, permite rastrear receitas e despesas por categorias de receitas e despesas. Você pode acompanhar as despesas usando categorias como salários, aluguel e suprimentos. As aulas, portanto, fornecem uma maneira de rastrear essas informações em outra dimensão.

  Por exemplo, você pode dividir a despesa de salários para aqueles salários gastos para dois locais diferentes de sua empresa. Um restaurador com dois restaurantes pode querer fazer isso. Note que o QuickBooks também fornece uma caixa que você pode verificar para indicar que o QuickBooks deve solicitar que você atribua classes.

• Atribuir automaticamente o número de entrada do diário geral: Esta caixa de seleção informa o QuickBooks para atribuir números às entradas de diário geral que você inseriu usando o comando Criar registro no diário. Você quer deixar esta caixa de seleção selecionada. As entradas gerais do diário, por sinal, geralmente são inseridas pelo seu CPA ou seu contador profissional na equipe.

• Avisar ao publicar uma transação para lucros retidos: Esta caixa de seleção informa o QuickBooks para exibir uma mensagem de aviso sempre que você ou outra pessoa tentar pagar diretamente ou creditar sua conta de lucros acumulados.(Normalmente, você não deseja debitar diretamente ou creditar a conta de lucros acumulados, e somente os contadores qualificados entrarão as transações diretamente em lucros acumulados em qualquer caso.)

• Avisos de data: As caixas de advertências de data informam o QuickBooks para avisá-lo quando você ou outra pessoa entrar em uma transação com uma data muito distante no passado ou muito longe no futuro. Se você marca qualquer uma das caixas de advertências de data, você também deseja especificar quantos dias estão muito longe no passado ou muito longe no futuro.

• Configurações da data de encerramento: A caixa Data de encerramento permite identificar uma data antes da qual o arquivo de dados do QuickBooks não pode ser alterado. Em outras palavras, se você definir a data de encerramento até 31 de dezembro de 2011, você está dizendo ao QuickBooks que não deseja alterações feitas no arquivo de dados do QuickBooks antes de nesta data.

  Isso significa que alguém não pode modificar uma transação datada antes da data de encerramento sem ter uma mensagem de aviso assustadora. Isso também significa que alguém não pode entrar em uma transação usando uma data antes dessa data de encerramento.

  Você pode clicar no botão Definir data / senha para exibir uma caixa de diálogo que permite especificar uma data de encerramento e criar a senha necessária quando alguém quiser adicionar uma transação antiga ou modificar uma transação antiga.

Há muito tempo, as versões anteriores do QuickBooks também permitem ligar e desligar um recurso de trilha de auditoria usando a guia Preferências da Empresa das Preferências de Contabilidade. No entanto, todas as versões recentes do QuickBooks fornecem uma trilha de auditoria sempre em para que você não veja mais uma preferência de contagem de caixa de verificação da auditoria.

Uma trilha de auditoria, por sinal, simplesmente mantém uma lista de quem faz as mudanças nas transações. Os contadores, previsivelmente, amam trilhas de auditoria. As trilhas de auditoria permitem que alguém, como seu CPA, entre após o fato e descubra por que o saldo da conta é o que é.