Como definir opções de contabilidade geral no QuickBooks 2014 - manequins

< A guia Preferências da Empresa fornece as seguintes cinco caixas de seleção de contabilidade geral, bem como avisos de data e configurações de data de encerramento. (As caixas de verificação são provavelmente auto-explicativas para qualquer pessoa que tenha feito um pouco de contabilidade com o QuickBooks.)

Usar números de conta: a caixa de seleção Usar números de conta, se selecionada, permite que você insira um número de conta para uma transação. A caixa de seleção associada, Mostrar menor conta de subconjunto somente, informa QuickBooks para exibir apenas o nome e número de conta de uma subconta (se você estiver usando uma) em vez do patrimônio completo da conta.

• Se você usa muitos níveis de subcontas, esta opção pode realmente limpar as visualizações, tornando mais fácil contar a conta que você está procurando.

  Exigir contas: a caixa de seleção Exigir contas, se selecionado, informa ao QuickBooks que você deve especificar uma conta para uma transação. Isso faz sentido. Se você não estiver usando contas para rastrear os valores que fluem para dentro e fora do negócio, você realmente não está fazendo contabilidade. Nunca faria sentido desmarcar a caixa de seleção Exigir contas.

• Usar o rastreamento de classe para transações: a caixa de seleção Usar classe de rastreamento permite que você diga ao QuickBooks que deseja usar não apenas contas para rastrear suas informações financeiras, mas também as classes. Classes permitem dividir as informações do nível da conta de outra forma. Isso parece complicado, mas é bastante simples.

• A lista de contas, por exemplo, permite rastrear receitas e despesas por categorias de receitas e despesas. Você pode acompanhar as despesas usando categorias como salários, aluguel e suprimentos. As aulas, portanto, fornecem uma maneira de rastrear essas informações em outra dimensão.

  Por exemplo, você pode dividir a despesa de salários para aqueles salários gastos para dois locais diferentes de sua empresa. Um restaurador com dois restaurantes pode querer fazer isso. Note que o QuickBooks também fornece uma caixa que você pode verificar para indicar que o QuickBooks deve solicitar que você atribua classes.

  Atribuir automaticamente o número de entrada do diário geral: esta caixa de seleção informa o QuickBooks para atribuir números às entradas de diário geral que você inseriu usando o comando Criar registro de diário. Você quer deixar esta caixa de seleção selecionada. As entradas gerais do diário, por sinal, geralmente são inseridas pelo seu CPA ou seu contador profissional na equipe.

• Avisar ao publicar uma transação para ganhos retidos: esta caixa de seleção informa o QuickBooks para exibir uma mensagem de aviso sempre que você ou outra pessoa tentar pagar diretamente ou creditar sua conta de lucros acumulados.(Normalmente, você não deseja debitar ou creditar diretamente a conta de lucros acumulados, e somente os contadores qualificados entrarão as transações diretamente em lucros acumulados em qualquer caso.)

• Avisos de data: as caixas de advertências da data indicam o QuickBooks para avisá-lo quando Você ou outra pessoa entra em uma transação com uma data muito próxima no passado ou muito longe no futuro. Se você marca qualquer uma das caixas de advertências de data, você também deseja especificar quantos dias estão muito longe no passado ou muito longe no futuro.

• Configuração da data de encerramento: a caixa Data de encerramento permite que você identifique uma data antes da qual seu arquivo de dados do QuickBooks não pode ser alterado. Em outras palavras, se você definir a data de encerramento até 31 de dezembro de 2012, você está dizendo ao QuickBooks que não deseja alterações feitas no arquivo de dados do QuickBooks antes desta data.

• Isso significa que alguém não pode modificar uma transação datada antes da data de encerramento sem ter uma mensagem de aviso assustadora. Isso também significa que alguém não pode entrar em uma transação usando uma data antes dessa data de encerramento. Você pode clicar no botão Definir data / senha para exibir uma caixa de diálogo que permite especificar uma data de encerramento e criar a senha necessária quando alguém quiser adicionar uma transação antiga ou modificar uma transação antiga.

• Todas as versões recentes do QuickBooks fornecem uma trilha de auditoria sempre, então você não vê uma preferência de contagem de caixa de seleção de Audit Trail mais. Uma trilha de auditoria, por sinal, simplesmente mantém uma lista de quem faz quais mudanças nas transações. Os contadores, previsivelmente, amam trilhas de auditoria. As trilhas de auditoria permitem que alguém, como seu CPA, entre após o fato e descubra por que o saldo da conta é o que é.