Como configurar uma lista de ativos fixos no QuickBooks 2015 - manequins

Se sua empresa possui muitas coisas com valor duradouro, você ou o seu contador precisa acompanhar os itens no QuickBooks. Se você precisa rastrear os itens, você pode fazê-lo usando a lista de ativos fixos.

Adicionando itens à lista de ativos fixos

Para adicionar uma peça de mobiliário, um pouco de equipamento ou maquinaria ou outro item de valor longo da lista de ativos fixos, siga estes passos:

1. Escolha Listas → Lista de itens de ativos fixos para exibir a lista de ativos fixos.

   QuickBooks exibe a janela da Lista de itens de ativos fixos. Inicialmente, porque você ainda não adicionou nenhum recurso, a lista não mostra ativos.

   Tenha os recursos que você já comprou? Você pode editar a transação de compra original e adicionar o recurso fixo à lista durante a edição.

   

2. Diga ao QuickBooks que você deseja adicionar um item à lista de ativos fixos.

   Clique no botão Item (inferior esquerdo) e escolha Novo no menu que o QuickBooks exibe. O QuickBooks exibe a janela Novo Item.

   

3. Nomeie o recurso.

   Dê ao recurso um nome único. Por exemplo, você pode dar a uma peça de mobiliário um nome como Sofá de couro, um computador como um nome como HP Pavilion, e um veículo como um nome como '12 Chevy S20 Pickup.

4. Selecione a conta apropriada de ativos fixos.

   Na lista suspensa da Conta de ativos, selecione a conta do ativo fixo na qual o ativo que você descreve deve ser colocado. Um sofá de couro usado em sua opulenta área de recepção, por exemplo, pode ser colocado em uma conta de ativos fixos de móveis e equipamentos. Um caminhão de entrega pode ser colocado em uma conta de ativos fixos de veículos.

   O QuickBooks, como você pode imaginar, fornece um monte de contas automaticamente, mas você pode não ver a conta que você precisa ou deseja na lista suspensa da Conta de ativos. Você pode adicionar uma nova conta de ativos on the fly, digitando um novo nome de conta e pressionando Enter. Quando o QuickBooks vê que a conta de ativos fixos ainda não está configurada, ele solicita que você configure a nova conta de ativos fixos.

5. Descreva os termos de compra.

   Use a área Informações de compra para descrever o item que você comprou e os termos de compra. Por exemplo, você deseja indicar se o item é novo ou usado selecionando o botão de opção Novo ou Usado. Você pode fornecer uma descrição de compra, data de compra, custo de compra e até mesmo identificar o fornecedor, usando as outras caixas auto-explicativas na área Informações de compra.

6. (Opcional) Descreva o recurso com mais detalhes.

   A área Informações do recurso na parte inferior da janela Novo item fornece caixas de texto adicionais que você pode usar para descrever o recurso.A área fornece um campo enorme em que colocar uma longa descrição de ativos, por exemplo. Você também possui os campos que você pode usar para identificar o local do recurso, o número do pedido original (PO), o número de série do bem e a data de validade da garantia.

   Se esses campos não forem adequados, o QuickBooks ainda fornece uma área de Notas que você pode usar para escrever uma ode pequena em seu recurso ou gravar algum outro bit de informações de ativos relevantes.

7. Salve a descrição do item do recurso.

   Clique em OK para salvar simultaneamente a nova descrição do item do recurso e fechar a janela Novo Item. Ou, clique em Avançar para salvar a nova descrição do item do recurso, mas deixe a janela Novo Item exibida.

Adicionando itens de ativos fixos ao vivo

Você pode adicionar itens à lista de ativos fixos, conforme descrito nos parágrafos anteriores. Alternativamente, você pode adicionar um item à lista de ativos fixos quando você gravar a conta que registra a fatura do fornecedor para o ativo ou quando você registra o cheque que paga a fatura do fornecedor para o bem.

Veja como isso funciona: se você falou ao QuickBooks que deseja manter uma lista de ativos fixos, o QuickBooks solicita que você adicione um item de imobilizado fixo ao categorizar ou debitar uma conta de ativos fixos ao inserir uma conta ou registrar um cheque.

Para coletar as informações necessárias para configurar o item de ativos fixos, o QuickBooks exibe a mesma janela do Novo Item. As etapas para preencher a janela Novo Item também funcionam ao adicionar itens de ativos fixos na hora.

Edição de itens na lista de ativos fixos

Para editar um item de ativos fixos - diga que cometeu um erro ao inserir um pouco de informação - siga estas etapas:

1. Escolha listas → Lista de itens de ativos fixos.

   QuickBooks exibe a janela da Lista de itens de ativos fixos.

2. Clique duas vezes no item que deseja editar.

   QuickBooks exibe a janela Editar item.

   

3. Atualize a descrição do recurso.

   Conforme necessário, atualize as informações mostradas nas áreas Informações de compra e Informações sobre ativos. Note, também, que se você quiser registrar a disposição de um bem, você pode selecionar a caixa de seleção Item Vendido. Em seguida, o QuickBooks permite as caixas de texto da Área de Informações de Vendas. Você pode usá-los para identificar a data de venda, preço e quantidade de despesas de vendas.

O QuickBooks não faz nenhuma contabilidade com as informações de compra e / ou vendas mostradas na janela Novo Item e Editar Item.

Por exemplo, o QuickBooks não adiciona um ativo ao balanço porque você configurou um item de ativos fixos. E o QuickBooks não calculará o ganho ou perda na disposição do ativo porque você inseriu informações de vendas. Você precisa fazer isso sozinho - ou faça seu contador fazer isso - usando transações QuickBooks padrão ou entradas de diário tradicionais.