Como configurar a lista de vendedores do QuickBooks 2014 - manequins

Assim como você usa uma lista de clientes no QuickBooks para manter registros em todos os seus clientes, você usa uma lista de fornecedores para manter registros em seus fornecedores. Como uma lista de clientes, uma lista de fornecedores permite coletar e registrar informações, como o endereço do vendedor, a pessoa de contato e assim por diante.

Para adicionar um fornecedor à sua lista de vendedores, siga estas etapas:

1 Escolha o comando Fornecedores → Vendor Center.

Quando você faz, o QuickBooks exibe a janela do Centro do Fornecedor.

2Para adicionar um novo fornecedor, clique no botão Novo Vendedor e, em seguida, selecione Novo Fornecedor na lista suspensa.

QuickBooks exibe a janela New Vendor.

3Give o vendedor um nome na caixa Nome do fornecedor.

Como é o caso do Cliente: Lista de trabalhos, você usa esse nome para se referir ao fornecedor dentro do QuickBooks. Por esse motivo, uma abreviatura está bem. Você quer apenas algo fácil de entrar e fácil de lembrar.

4 (Opcional) Se você paga seu fornecedor em uma moeda diferente da sua moeda doméstica habitual, selecione essa moeda na lista suspensa Moeda.

Se você disse ao QuickBooks que trabalhasse em várias moedas - você teria feito isso durante o processo de configuração EasyStep Interview - o QuickBooks quer que você identifique quando você recebe contas ou paga um fornecedor em uma moeda diferente da sua moeda doméstica. (Nota: O valor não mostra a caixa de listagem suspensa Moeda, porque o recurso de rastreamento de múltiplas moedas não está ativado.)

5 (Regra usual) Ignore os campos Balance de abertura e As de.

Não faça nada com as caixas de abertura e as de caixas. Pessoas que não sabem usar melhor essas caixas para entrar no saldo de abertura devido a um fornecedor e a data em que o montante é devido. Mas isso só cria problemas mais tarde. Em algum momento do futuro, o contador dessa pobre alma precisará encontrar e corrigir esse erro.

Como quando você adiciona novos clientes, no entanto, existe uma exceção à regra usual.

Embora a regra usual seja que você não deseja definir um saldo de abertura para um fornecedor, esta regra tem uma exceção importante. Você registra o saldo de suas contas a pagar na data de conversão, estabelecendo um saldo de abertura para cada fornecedor na data da conversão. A soma desses saldos de abertura é o que o QuickBooks usa para determinar o total de contas a pagar na data de conversão.

6 Suporte as informações do endereço do fornecedor.

A guia Informações de endereço fornece um monte de caixas fáceis de entender que você usa para coletar informações do nome e endereço do fornecedor. Você insere, previsivelmente, o nome completo do vendedor na caixa Nome da Empresa.

Você pode clicar nos botões Editar na guia Informações de endereço para exibir outra caixa de diálogo chamada Caixa de diálogo Editar informações do endereço, que permite que você insira o endereço no endereço típico da rua, na cidade, no estado e no formato de código postal. Os botões Editar aparecem à direita dos blocos de endereço faturados e enviados a partir de.

7Saplicar qualquer informação adicional necessária.

A guia Configurações de pagamento coleta as informações do fornecedor mais relevantes, incluindo o número da conta, o limite de crédito e as condições de pagamento, mas se você clicar na guia Configurações do imposto, na guia Configurações da conta ou na guia Informações adicionais, o QuickBooks exibe um punhado de outras caixas que você pode usar para coletar e armazenar informações:

A guia Configurações de imposto permite que você colete o número de identificação fiscal do fornecedor para que você possa (como às vezes exigido pelas leis fiscais federais) enviar ao vendedor um Formulário 1099 no final do ano.

A guia Configurações da conta permite que você especifique quais contas o QuickBooks deve usar para preencher os campos da conta ao inserir uma transação para o fornecedor.

A guia Informações adicionais permite categorizar o fornecedor de acordo com o tipo e também permite que você crie outros campos personalizados.

Se você está pagando um fornecedor pela primeira vez, uma boa orientação é obter seu número de identificação fiscal. Se alguém não lhe dará seu número de identificação fiscal - tornando impossível que você relate os pagamentos que você faz para ele - provavelmente é um sinal de algo um pouco errado.

Se você clicar na guia Configurações da conta (a quarta guia disponível na janela do Novo Vendedor), o QuickBooks exibe caixas que você pode usar para listar as contas que você deseja que o QuickBooks preencha automaticamente para você quando você gravar um cheque para algum fornecedor ou quando você gravar uma conta de algum fornecedor.

Por exemplo, se o cheque para o senhorio sempre paga a despesa de aluguel e despesa de utilitários, você poderia informar o QuickBooks para preencher, usando essas duas contas sempre que você indicar que está escrevendo um cheque ou registrando uma conta do senhorio.