Como classificar dados no Access 2016 - dummies

Muito poucos bancos de dados Access são organizados em listas alfabéticas agradáveis ​​e convenientes. Você não insere seus registros em ordem alfabética; Você os insere na ordem em que eles vierem até você. Então, o que você faz quando precisa de uma lista de produtos em ordem de número de produto ou uma lista de endereços em código postal agora?

Ordenar por um único campo

A solução está nos comandos de ordenação, que são incrivelmente fáceis de usar. Os comandos de ordenação estão na guia Início da fita, na seção Classificar e filtro. Os dois botões (Ascendente e Descendente) fazem bem o trabalho:

• Sort Ascending classifica seus registros de cima para baixo:

  • Os registros que começam com A são no início e os registros que começam com Z estão no final.

  • Se o seu campo contiver dados numéricos (sejam eles números verdadeiros ou campos de texto curto armazenando códigos postais ou campos de Moeda armazenando preços), um tipo ascendente os coloca em ordem do número mais baixo ao mais alto.

• Sort Descending classifica seus registros de baixo para cima:

  • Os registros que começam com Z estão no topo e os registros que começam com A estão na parte inferior da lista.

  • Se o seu campo contiver dados numéricos, um tipo Descendente coloca os registros em ordem do número mais alto ao mais baixo.

Se, depois de classificar a ordem Ascendente ou Descendente, você deseja colocar as coisas de volta do jeito que elas estavam - na ordem antes de clicar em qualquer um desses botões - clique no botão Remover Tira, localizado logo abaixo dos botões Ascendente e Descendente em o grupo Classificar e Filtrar.

Classificar em mais de um campo

E se você deseja classificar por vários campos - por exemplo, por código postal e, nesse tipo, você quer todas as pessoas com o mesmo código postal para aparecer na ordem Last Name? Ou talvez você deseja classificar todos os seus clientes por um campo Status e, em seguida, dentro de cada grupo de clientes que cria, ordenar pelo saldo atual? Você precisaria usar as seguintes etapas para aninhar um tipo dentro de outro.

Você pode classificar por mais de uma coluna de cada vez como esta:

1. Clique no cabeçalho da primeira coluna para classificar.

   A coluna inteira é realçada.

2. Mantenha pressionada a tecla Shift e clique no título da última coluna para classificar.

   Todas as colunas do primeiro ao último são destacadas.

3. Escolha Ordem ascendente ou Ordem decrescente.

   O tipo sempre é executado da esquerda para a direita.

   Em outras palavras, você não pode classificar pelo conteúdo da quarta coluna e dentro do conteúdo da terceira coluna.

A classificação tem sua própria peculiaridade ao trabalhar com números em um campo de texto.Ao classificar um campo que tem números misturados com espaços e letras (como endereços de rua), Access classifica os números como se fossem letras, não números. Esse comportamento significa que o Access coloca (digamos) "1065 W. Orange Street" antes de "129 Mulberry Street". "(Graças à maneira peculiar em que seu computador classifica informações, o 0 na segunda posição de 1065 vem antes dos 2 na segunda posição de 129.)