Como usar a guia Documentos em Salesforce - dummies

Antes da adição do Salesforce Content, você pode armazenar arquivos no Salesforce na guia Documentos. Embora não seja tão robusto quanto o Conteúdo, a guia Documentos ainda está disponível e útil de várias maneiras. Por exemplo, você pode hospedar imagens referenciadas em modelos de e-mail, aplicativos personalizados, campos e até Forçar. sites com na guia Documentos. Esses arquivos tipicamente não mudam com freqüência e definitivamente não precisam ser colaborados, então você pode continuar a armazená-los clicando na guia Documentos.

Você também pode pensar na guia Documentos como um lugar onde os administradores de sistema hospedam arquivos. No entanto, se você precisar da capacidade de visualizar arquivos, colabore com o Chatter ou armazene arquivos maiores, esses arquivos pertencem ao Conteúdo do Salesforce.

Criando pastas na Biblioteca de documentos

Para criar uma pasta de documento, você deve primeiro ter a permissão Gerenciar documentos públicos. (Se você não tiver certeza de que o possui, você pode descobrir rapidamente se você passou da Etapa 1 na lista a seguir. Se você não conseguir passar da Etapa 1, peça ao administrador para ajudá-lo). Para continuar, vá para a guia Documentos e siga estas etapas:

1. Clique no link Criar Nova Pasta no cabeçalho das Pastas de Documento. Uma página Nova Pasta de Documentos é exibida.
2. Digite um nome para a pasta no campo Pasta de Documento.
3. Use a lista suspensa Acesso público à pasta para selecionar os direitos de acesso.
4. Clique nos botões de opção para selecionar quem deve ter acesso à pasta.
5. Quando terminar, clique em Salvar. A página Documentos da pasta é exibida e você pode começar a adicionar novos documentos à sua nova pasta.

Adicionando documentos

Antes que os representantes possam começar a usar documentos no Salesforce, você ou alguém da sua empresa deve primeiro adicionar os documentos à Biblioteca de documentos.

Ao carregar documentos, o limite de tamanho do arquivo em qualquer arquivo individual é de 5 MB. Para algumas empresas, este pode ser o tamanho médio de uma apresentação em PowerPoint ou um arquivo PDF com gráficos, portanto, planeje em conformidade.

Para adicionar um documento e fazer o upload de seu arquivo, faça o login no Salesforce e siga estas etapas:

1. Clique no sinal de mais na parte superior à direita das suas abas e selecione Documentos. É exibida uma página Carregar novo documento.
2. Digite um nome para o arquivo no campo Nome do documento. Se você deseja que o nome do documento seja uma correspondência exata do nome do arquivo, deixe este campo em branco. Depois de selecionar o arquivo, o nome do arquivo preenche automaticamente o campo vazio do documento.
3. Marque a caixa de seleção Para uso interno somente se desejar que este documento seja confidencial.Se você selecionar esta caixa de seleção, não altera o acesso ao documento, mas você indica que seus usuários finais não enviam o arquivo fora da empresa.
4. Selecione a caixa de seleção Externamente disponível de imagem somente se você estiver enviando uma imagem que você enviará modelos de e-mail HTML para pessoas que devem visualizá-lo sem ter que fazer login no Salesforce para vê-lo. Por exemplo, logos ou rodapés de cabeçalho devem ter esta caixa selecionada.
5. Use a lista suspensa Folder para selecionar uma pasta. Se ainda não criou a pasta apropriada ou não possui acesso de leitura e gravação à pasta correta, primeiro pode armazenar o arquivo na pasta Meus documentos pessoais e voltar a arquivar o documento mais tarde.
6. No campo Descrição, digite uma breve descrição do documento.
7. No campo Palavras-chave, digite palavras-chave que ajudarão seus usuários finais a encontrar o documento. O Salesforce fornece uma ferramenta de pesquisa Localizar documentos na página inicial Documentos, então você deve selecionar as palavras-chave que você acha que seus usuários entrarão. Por exemplo, se você estiver adicionando um estudo de caso, você pode inserir palavras-chave que incluam produtos relevantes, nomes de clientes, desafios, e assim por diante que os representantes de vendas poderiam usar para referência cruzada.
8. Sob a etapa Selecionar o arquivo, o botão de seleção Enter the Path é selecionado por padrão, então você só precisa clicar no botão Procurar para selecionar o arquivo desejado. É apresentada uma caixa de diálogo Escolher arquivo.
9. Selecione um arquivo das pastas em seu computador e clique em Abrir. A caixa de diálogo fecha-se e o caminho do documento é inserido no campo Arquivo para carregar.
10. Quando o upload é concluído, a página de registro do documento reaparece no modo Salvo com informações sobre o documento e um link para visualizar o documento.

Usando documentos

Depois de criar documentos no Salesforce, você pode usá-los de várias maneiras no decorrer da sua venda. Você pode procurar documentos na página inicial dos Documentos ou navegar pelas pastas do documento. Você pode aproveitar uma imagem que foi carregada na guia Documentos, em Modelos de e-mail. Se você é um administrador, você também pode personalizar o logotipo no canto superior esquerdo do Salesforce com uma imagem carregada, desde que seja no máximo 20KB e 300 pixels de largura por 55 pixels de altura.