Como usar Table Analyzer no Access 2016 - dummies

Isso não é ótimo? O Access Table Analyzer promete levar uma tabela de arquivo simples bagunçado (como uma planilha importada) - com todos os seus dados repetitivos - e convertê-lo em um conjunto eficiente de tabelas relacionais. Mas, como diz o ditado, as promessas feitas são promessas quebradas. A menos que o seu arquivo plano siga algumas regras rígidas, o Table Analyzer não entenderá.

A flat-file banco de dados é aquele em que todos os dados estão em um arquivo. O acesso é um banco de dados relacional que permite que os dados sejam armazenados em várias tabelas para obter mais eficiência.

Às vezes você obtém um conjunto perfeito de tabelas relacionais, e às vezes o Table Analyzer não sugere uma nova tabela quando deveria ou sugere uma nova tabela quando não deveria. Experimente e veja o que acontece. O melhor caso, funciona corretamente e você acabou de economizar-se por uma grande quantidade de tempo. O pior caso, não funciona bem e você desperdiçou alguns minutos do seu tempo. Na maioria das vezes, você terá algo de valor que pode precisar de ajustes. Pelo menos você salvou uma carga de tempo parcial!

O analisador funciona melhor com uma tabela de arquivo simples que contém muitas informações duplicadas. Por exemplo, imagine uma tabela de arquivos planos para uma livraria. Cada registro na tabela contém dados do cliente e do livro. Se o mesmo cliente comprar seis livros, a tabela contém seis registros separados com o nome do cliente, endereço e outras informações duplicadas em cada um. Multiplique isso por 1 000 clientes, e você tem exatamente o tipo de bagunça de arquivo plano que o Analisador adora resolver.

Com esse pensamento em mente, veja como invocar o Assistente do Table Analyzer:

Abra seu banco de dados e selecione a tabela que deseja avaliar a partir do painel de Navegação.
Clique na guia Ferramentas do banco de dados.

O grupo Analisar de botões aparece na Faixa de opções.

O grupo de análise na fita.
Clique no botão Analisar tabela no grupo Analisar.

A caixa de diálogo Assistente do analisador de tabela é exibida.

Aqui vem o analisador de mesa.
Leia as duas primeiras telas se quiser (são estritamente educacionais); clique em Avançar depois de cada um.

Outra tela do Assistente do analisador de tabelas é exibida.

Selecione uma tabela para analisar.
O nome da tabela que você selecionou no painel de Navegação deve ser selecionado na lista de Tabelas. Se não estiver, clique no nome da tabela que deseja converter.
Clique em Avançar.

Na caixa de diálogo que aparece, o assistente pergunta se você quer apenas deixar o assistente fazer o seu problema (o assistente irá decidir como a tabela de arquivos planos deve ser organizada em várias tabelas) ou se você quiser decidir quais os campos vá para as tabelas.
Clique na opção Sim (se ainda não estiver selecionado) para dar ao assistente o poder total para decidir o destino da sua tabela e, em seguida, clique em Avançar.

Se o assistente recomenda que você não divida sua tabela, clique no botão Cancelar e toque-se na parte de trás para um trabalho bem feito. Esta mensagem significa que o assistente pensa que sua tabela está bem, tal como está.

Se o assistente dividir sua tabela, ele analisará sua tabela e mostrará suas descobertas.

O Table Analyzer toma sua decisão.
Certifique-se de que a informação da sua tabela de arquivo simples seja agrupada corretamente em novas tabelas:
- Se as informações estiverem agrupadas corretamente, nomeie as tabelas clicando duas vezes na barra de título de cada tabela e digitando um novo nome em a caixa de diálogo resultante.
- Se a informação não for agrupada corretamente, use o mouse para arrastar e soltar campos de tabela para tabela - e então clique duas vezes na barra de título de cada tabela para renomear as tabelas.
- Se você deseja criar uma nova tabela, arraste um campo para qualquer espaço aberto entre as tabelas existentes ou em torno delas. O assistente criará uma nova janela de tabela contendo o campo. Clique duas vezes na barra de título da nova tabela para renomear a tabela.
Quando terminar de organizar e nomear suas tabelas, clique em Avançar.

O assistente seleciona automaticamente um campo de chave para cada tabela que ele acha que precisa de um campo de chave. Caso o assistente selecione um campo incorretamente como um campo de chave, você pode corrigir o erro.
Se o assistente não designar um campo de chave corretamente, você pode
- Designar um campo existente como um campo de chave selecionando o campo e clicando no botão Definir identificador exclusivo (parece uma chave).
- Altere uma designação de campo de chave selecionando o campo de chave apropriado e clicando no botão Definir identificador exclusivo (parece uma chave).
- Adicione um campo de chave clicando no botão Adicionar chave gerada (contém um sinal de mais e uma chave).
Clique em Avançar para a etapa final no processo.

O assistente oferece para criar uma consulta que parece e age como sua tabela original. Se você tiver relatórios e formulários que funcionem com o arquivo plano, eles trabalharão com a nova consulta.

Neste ponto do processo, você pode não ver a última tela do assistente como descrito na Etapa 12; o assistente pode informar que alguns dos seus dados podem estar incorretos e que você deve corrigi-lo. Por exemplo, se você tem um campo Country na sua tabela e há duas entradas, como EUA e UAS, o assistente irá pedir - ou sugerir - uma correção pelo erro. Você definitivamente deve corrigir esse tipo de erro.

Infelizmente, o assistente geralmente não é muito bom para identificar esses erros. (Pode sugerir que você mude a Bélgica para o Brasil, por exemplo.) Faça uma rápida olhada nos dados por erros reais e vá em frente - porque as "correções" sugeridas são muitas vezes incorretas!
Escolha Sim para que o assistente crie a consulta ou Não para ignorar a criação da consulta.

Escolhendo Sim cria uma consulta que é executada contra as novas tabelas. A consulta parece e funciona como a tabela original.A tabela original é renomeada com um _Onada no final e quaisquer relatórios e formulários usam a consulta (em vez da tabela original) automaticamente. Escolhendo Não gera as novas tabelas, mas deixa a tabela original com seu nome original.
Clique em Concluir para sair do assistente.

O assistente conclui o processo de dividir a tabela de arquivos planos em um conjunto de tabelas relacionais.

O Table Analyzer é improvável dividir um banco de dados de arquivo simples corretamente em um banco de dados relacional devidamente projetado - especialmente se o arquivo plano for complicado. Você está muito melhor trazendo o banco de dados para um humano qualificado e deixando-a redimensioná-lo adequadamente como um banco de dados relacional - ou descobrir como fazer isso sozinho!