Importando dados para MYOB - dummies

Você sabia que você pode importar dados para o MYOB de outros aplicativos? Por exemplo, talvez você tenha uma lista de nomes e endereços de clientes em outro lugar no seu computador (talvez em um arquivo do Word, um arquivo de banco de dados ou no Excel) e você deseja importar essas informações para o MYOB. Veja como importar detalhes de clientes ou fornecedores em um piscar de olhos.

Organizar seus dados

O primeiro estágio ao importar dados é manipular sua listagem de clientes ou fornecedores em um formato que o MYOB possa entender.

1. Se os detalhes do seu cliente ou fornecedor estiverem atualmente em um processador de texto ou banco de dados, tente obter esses detalhes em uma planilha antes de tentar importar as informações para o MYOB.

   Por exemplo, se seus dados são armazenados em um banco de dados, como o Microsoft Access, geralmente você pode salvar esses dados em um formato que pode ser aberto no Excel.

2. Usando uma planilha eletrônica, como o Excel, organiza as informações cuidadosamente nas colunas.

   Ordene seus dados para que todos os nomes sejam listados um após o outro, todos os endereços estão listados um após o outro e assim por diante. Com endereços, separe a rua, a cidade, o estado e o código postal em quatro colunas separadas.

3. Insira uma linha no topo da sua lista (se você ainda não fez isso) que rotula as colunas.

   Por exemplo, Nome, Telefone 1, Telefone 2, Contato e assim por diante. Esta linha é chamada de linha de cabeçalho.

4. Salve esta planilha como um arquivo delimitado por tabulação.

   Por exemplo, no Excel, vá para o menu Arquivo, clique em Salvar como e, em seguida, selecione Tab-Delimited como o tipo de arquivo. O formato de arquivo Tab-Delimited torna mais fácil o software MYOB para ler.

Importando seus dados

Agora que você tenha seus dados organizados, você está pronto para importar essas informações para o MYOB. Mantenha apertado, aqui vai:

1. No menu Arquivo em MYOB, selecione Assistente de importação / exportação.

2. Selecione Importar dados e clique em Avançar.

3. Selecione cartões como o tipo de dados, e cartões de clientes ou cartões de fornecedores como o tipo de cartão.

4. Clique em Procurar, navegue até a pasta onde você salvou seus dados e selecione o arquivo que deseja importar. Clique em Avançar.

5. Fiddle com as configurações e clique em Avançar.

   As coisas ficam bastante técnicas neste momento. Mas nunca tenha medo! Diga a MYOB que seus dados são separados por guias, que a primeira linha contém cabeçalhos, que, se já existirem dados, deseja atualizá-lo e combinar cartões usando o último nome. (A captura de tela abaixo mostra o que essas configurações se parecem.)

   

6. Clique em Correspondência automática para que MYOB corresponda automaticamente aos campos e clique em Avançar.

   Alternativamente, você pode combinar os campos manualmente primeiro destacando o campo de importação à esquerda e, em seguida, clicando no campo de importação correspondente à direita.Faça isso um a um até que todos os campos da esquerda correspondam a um campo à direita.

7. Quando solicitado, faça um backup do seu arquivo.

   Por que se preocupar com o backup? Se você realmente bagunça sua importação (o que às vezes acontece na primeira vez), você pode restaurar o backup e começar de novo.

8. Clique em Importar e maravilhe-se com a diversão começar.

   Às vezes, a importação leva um tempo dolorosamente longo, às vezes apenas alguns segundos. No entanto, a importação é completa quando aparece uma mensagem deliciosa para informá-lo do seu sucesso (ou falha). Se sua importação falhou, leia a mensagem com cuidado!

Solução de problemas se as coisas correrem errado

Importar os detalhes do cartão para o arquivo de sua empresa MYOB deve ser fácil, mas muitos gremlins podem lançar uma mensagem de erro no seu caminho. Se você receber uma mensagem depois de importar dados dizendo que a importação teve erros ou avisos, siga o prompt para ver o registro de erros.

• Se a importação ignorou um registro, isso significa que algo era tão ruim que MYOB ignorou completamente esse cliente ou fornecedor.

• Se você receber uma mensagem de aviso, isso significa que ocorreu um problema menor e o MYOB rejeitou parte dos detalhes de um cliente ou fornecedor (por exemplo, talvez o MYOB tenha adicionado o nome do cliente, mas não o endereço ou número de telefone).

O registro de erros mostra uma lista de cada registro que tem um problema, com um código de erro que mostra no início de cada um. No começo, esses códigos de erro parecem jargão ininteligível (o erro -7, por exemplo, não significa muito para os não iniciados). No entanto, o topo deste relatório fornece uma lista do que significa cada mensagem de erro.

Depois de identificar quais registros não importaram corretamente e por que, você pode fazer um dos dois movimentos. Se apenas alguns cartões forem afetados, abra o arquivo da sua empresa e conserte esses cartões, um a um. Por outro lado, se a maior parte da importação não funcionou, sua melhor aposta é restaurar o backup, corrigir o arquivo de importação e tentar novamente.