Índice:
- Lidar com inventário obsoleto
- Eliminação de inventário obsoleto
- Lidar com o encolhimento de inventário
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Felizmente, a maioria da contabilidade de inventário que acontece em uma empresa é tratada automaticamente pelo QuickBooks. Quando você compra um item de inventário escrevendo um cheque ou registrando uma conta de contas a pagar, por exemplo, o QuickBooks ajusta automaticamente suas contas de estoque para o valor em dólares do inventário e a quantidade de itens. Quando você vende um item de inventário para um cliente, o QuickBooks novamente ajusta automaticamente o valor em dólar do seu inventário e ajusta as contagens de quantidade dos itens que você vende.
Basicamente, tudo isso significa que o QuickBooks mantém um inventário perpétuo - um sistema de inventário que permite saber em qualquer momento qual a quantidade de itens que você possui no inventário e qual o valor seu inventário equivale a. (No passado, as empresas de menor porte costumavam usar um sistema de inventário periódico, o que significava que os donos de empresas nunca souberam com precisão o valor em dólar de seu inventário ou a quantidade conta para os itens de estoque que eles possuíam).
Embora tudo no parágrafo anterior represente boas notícias, várias dores de cabeça relacionadas ao inventário exigem um pouco de magia contábil. Especificamente, se sua empresa possui inventário, você precisa saber como lidar com inventário obsoleto, eliminação de inventário obsoleto e contração de inventário.
Lidar com inventário obsoleto
Inventário obsoleto refere-se a itens que você comprou para venda, mas acabam por não ser vendíveis. Talvez os clientes já não o desejem. Talvez você tenha muito do item de inventário e nunca poderá vender tudo o que você possui.
Em ambos os casos, você registra o fato de que seu valor de estoque é realmente menor que o que você comprou. E você quer registrar o fato de que, de verdade, o dinheiro que gastou no item obsoleto é uma despesa. Suponha que você comprou um item de US $ 100 que você percebe agora obsoleto. Como você grava essa obsolescência?
| Conta | Débito | Crédito |
| Obsolescência de estoque | $ 100 | |
| Provisão para estoque obsoleto | $ 100 |
Como Diário A entrada 7 mostra, para registrar a obsolescência de um item de estoque de US $ 100, você deve debitar uma conta de despesa chamada "Obsolescência de inventário" por US $ 100. Então, você credita uma conta contra-ativos denominada como "Subsídio para estoque obsoleto" por US $ 100.
Uma conta contra-ativos é reportada no balanço imediatamente abaixo da conta de ativos a que se refere.A conta contra-ativos, com seu saldo de crédito negativo, reduz o valor contábil líquido da conta de ativos. Se o saldo da conta de inventário for de US $ 3, 100 e você tiver uma provisão para uma conta de contra inventário de inventário obsoleta de US $ 100, o saldo líquido do inventário é de US $ 3 000. Por outras palavras, a conta de contra-ativos é subtraída dos relacionados conta de ativos.
O QuickBooks exige que você registre a Entrada do Diário 7 sozinho, usando o comando Criar Mensagens de Diário.
Eliminação de inventário obsoleto
Quando você finalmente descarta um inventário obsoleto, você grava uma entrada de diário como essa. Esta entrada no diário depõe a conta contra-ativos por US $ 100 e estoque de créditos por US $ 100. Em outras palavras, essa entrada de diário remove o valor do inventário obsoleto tanto da provisão para a conta de inventário obsoleta como da própria conta de inventário. Você grava essa entrada no jornal quando você realmente descarta o inventário - quando você paga o lixo para arrancar o inventário, por exemplo, ou quando joga o inventário no vaso grande atrás de seu escritório ou fábrica.
| Conta | Débito | Crédito |
| Provisão para inventário obsoleto | $ 100 | |
| Inventário | $ 100 |
Em geral, um dos as coisas que você deve fazer todos os anos por razões de contabilidade fiscal são lidar com seu inventário obsoleto. As regras fiscais geralmente indicam que você não pode cancelar o inventário obsoleto, a menos que você realmente o descarte para fins de renda. Normalmente, no entanto, você pode anotar o estoque para seu valor de liquidação. Esse write-down funciona da mesma forma que um write-down para inventário obsoleto. Um write-down pode ser um pouco complicado se você nunca fez isso antes, no entanto, então você pode querer conferir com o seu conselheiro fiscal.
Um ponto mais importante sobre a eliminação da gravação do inventário obsoleto: dentro do QuickBooks, você registra a disposição do inventário ajustando a contagem de itens físicos dos itens de inventário. Na verdade, você não insere uma entrada de diário como a mostrada na Entrada do Diário 8. Você ajusta as contas de inventário para o inventário obsoleto. Esse ajuste reduziria automaticamente o saldo da conta de inventário. Quando o QuickBooks lhe pergunta qual conta deve ser debitada, você especifica a provisão para a conta de inventário obsoleta.
Lidar com o encolhimento de inventário
A outra dor de cabeça de inventário crônica que muitos donos de empresas e gerentes de empresas têm de lidar é o encolhimento de inventário. É muito provável, às vezes, pelos motivos mais inocentes, que seus registros de inventário exagere a quantidade de itens. Quando isso acontece, você deve ajustar seus registros. Essencialmente, você quer reduzir tanto o valor em dólar do seu inventário quanto a contagem de quantidade de seus itens de estoque.
QuickBooks faz esta entrada no diário para você gravar este evento. Esta entrada no diário deve debitar uma conta de despesa apropriada - na Entrada de Diário 9, a conta de despesa é chamada de "Despesa de Contração" - por US $ 100.Uma entrada no diário também precisa creditar a conta de inventário por US $ 100.
| Conta | Debit | Crédito |
| Despesas de redução de gastos | $ 100 | |
| Inventário | $ 100 |
Dentro do QuickBooks, você na verdade não registre uma entrada de diário formal como a mostrada aqui. Você usa algo chamado de planilha de contagem física para ajustar as quantidades de suas contagens de itens de inventário para o que eles realmente são. Quando você faz esse ajuste, o QuickBooks credita automaticamente o saldo da conta de inventário e ajusta as contagens de quantidade. O QuickBooks também exige que você forneça a conta de despesas que deve debitar para o encolhimento.
Nos velhos tempos, as empresas comparavam seus registros contábeis com as contagens físicas de itens de inventário apenas uma vez por ano. De fato, a contagem física do inventário anual foi um ritual doloroso que muitos distribuidores e varejistas passaram. Hoje em dia, a maioria das empresas descobriu que funciona muito melhor para a fase de inventário físico ao longo do ano. Essa abordagem, chamada de contagem de ciclos, significa que você provavelmente está comparando seus registros contábeis com contagens físicas para seus itens mais valiosos várias vezes por ano.
Para seus itens de valor moderado, você provavelmente está comparando seus registros contabilísticos de inventário com contagens físicas uma ou duas vezes por ano. Com seus itens de estoque menos valiosos, você provavelmente compara os registros de inventário com contagens físicas apenas de forma irregular, e você pode aceitar um grau de imprecisão. Em vez de contar parafusos em algum compartimento, por exemplo, você pode pesar o compartimento e depois fazer uma estimativa da contagem de parafusos.
Em qualquer caso, você quer algum sistema que lhe permita comparar seus registros contábeis com suas contagens físicas. O encolhimento de inventário ea obsolescência de inventário representam os custos reais de fazer negócios que não serão registrados em seus registros contábeis de qualquer outra forma.
