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Se seus clientes nem sempre o pagam por suas compras, você precisa registrar outro tipo de pagamento - aqueles que os clientes fazem para pagar ou pagar O que você faturou. Para registrar os pagamentos, é claro, você precisa primeiro registrar faturas para o cliente. Se você emitir notas de crédito que os clientes podem usar para reduzir os montantes que devem, você também precisa primeiro registrar notas de crédito para o cliente. O resto é fácil.
Para acessar uma grande quantidade de informações de clientes em uma única página, escolha Clientes -> Centro de atendimento ao cliente. Aparece o Centro de Clientes, listando saldos pendentes, tempo e custos não faturados e clientes por rentabilidade.
Para exibir a janela Receber pagamentos, simplesmente escolha Clientes -> Receber pagamentos. Ou selecione Clientes na lista de Navegadores e clique no ícone Receber Pagamentos. Em seguida, descreva o pagamento do cliente e as faturas pagas. Para os detalhes sangrentos, leia as seguintes etapas:
1. Escolha Clientes -> Receber pagamentos.
A janela Receber pagamentos é exibida.
2. Identifique o cliente e, se necessário, o trabalho.
Ative a lista suspensa Cliente: Job e selecione o cliente ou o trabalho clicando nele. O QuickBooks lista as faturas abertas ou não pagas para o cliente na caixa de listagem de faturas / cobranças de cobrança pendentes na parte inferior da janela.
3. Dê a data de pagamento.
Pressione Tab para mover o cursor para a caixa de texto Data e digite a data correta no formato MM / DD / YY.
4. Insira o valor do pagamento.
Mova o cursor para a linha Montante e digite o valor do pagamento do cliente.
5. (Opcional) Especifique o método de pagamento.
Ative o Pmt. Método drop-down do método e selecione o método de pagamento.
6. (Opcional) Dê o número do cheque.
Mova o cursor para a Ref. / Check No. line. Em seguida, você escreve o número do cheque do cheque do cliente. Você precisa completar este passo? Naw. Mas este pouco de informação pode ser útil se você ou o cliente tiverem dúvidas sobre os cheques pagos pelas facturas.
7. (Opcional) Adicione uma descrição de memorando.
Use a descrição Memo para armazenar um pouco de informação que o ajudará de alguma forma. Observe que este campo é impresso na Declaração do Cliente.
8. Decida como deseja lidar com o pagamento.
Os botões de opção no canto inferior esquerdo da janela devem parecer um pouco familiares, pois também aparecem na janela Entrar entrada de vendas. Essas opções permitem que você designe se agrupar o pagamento com outros fundos não depositados ou depositá-lo diretamente em uma conta.
9. Se o cliente tiver algum crédito pendente, decida se deve aplicá-los neste pagamento.
QuickBooks totaliza os valores de qualquer dos créditos existentes do cliente. Podem ser qualquer coisa de um pagamento em excesso em uma fatura anterior para um crédito de retorno ou qualquer outra coisa.
Se desejar aplicar uma nota de crédito a uma factura aberta específica, selecione a fatura e clique no botão Definir créditos. Quando o QuickBooks exibe a guia Créditos da caixa de diálogo Desconto e Créditos, clique no memorando de crédito que deseja aplicar.
10. Identifique quais faturas abertas o cliente está pagando.
Enquanto você tiver a preferência Automatically Apply Payments selecionada, o QuickBooks aplica automaticamente o pagamento às faturas abertas, começando com a factura aberta mais antiga. Você pode alterar este aplicativo inserindo valores na coluna Pagamento. Basta clicar no valor de pagamento da fatura aberta e digitar o valor correto.
Você pode deixar uma parte do pagamento não aplicado, se desejar. Você também pode criar uma nota de crédito para a parte não aplicada de um pagamento do cliente, clicando no botão Print Credit Memo.
Se você deseja aplicar o pagamento do cliente às faturas abertas mais antigas, clique no botão Aplicar automaticamente. Se você deseja aplicar os pagamentos que você já aplicou para abrir faturas, clique no botão Limpar Seleções. Limpar seleções e Aplicar automaticamente são o mesmo botão. O QuickBooks muda o nome do botão, dependendo se você já aplicou pagamentos.
11. Ajuste os descontos de pagamento antecipado, se necessário.
Se você oferecer condições de pagamento que incluem um desconto de pagamento antecipado, o QuickBooks reduz o valor original da fatura aberta (mostrado na coluna Orig. Amt.) Pelo desconto de pagamento antecipado que você especifica para calcular o valor ajustado devido (mostrado no Amt Coluna Due).
Para especificar o desconto, selecione a fatura aberta que tenha o desconto de pagamento antecipado que deseja alterar. Em seguida, clique no botão Info de desconto. Com pouca ou nenhuma hesitação, a guia de desconto da caixa de diálogo Desconto e Créditos é exibida. Digite o valor em dólar do desconto na caixa de texto Quantidade de desconto. Em seguida, especifique a conta de despesas que deseja usar para rastrear descontos de pagamento antecipado ativando a lista suspensa Conta de desconto e selecionando uma das contas. (A despesa de juros é provavelmente uma boa conta para usar, a menos que você queira configurar uma conta especial de despesas de desconto antecipado chamada algo como Despesa de desconto ou descontos dados. Afinal, descontos de pagamento antecipado são de juros.)
Quando você está terminou, clique em OK para retornar à janela Receber pagamentos.
12. Registre as informações de pagamento do cliente.
Depois de identificar quais faturas o cliente está pagando - o valor não aplicado provavelmente deve ser exibido como zero - você está pronto para registrar as informações de pagamento do cliente. Você pode fazer isso clicando em Salvar e Novo ou Salvar e Fechar. O QuickBooks economiza o pagamento do cliente mostrado na tela. Se você clicar em Salvar e Novo, o QuickBooks exibirá uma janela de Pagamentos de Recebimento vazia para que você possa inserir outro pagamento.
Você pode retornar aos pagamentos do cliente que você gravou anteriormente, clicando no botão Anterior.
