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O QuickBooks Online facilita a gestão de impostos sobre a folha de pagamento. O processo de folha de pagamento não termina com a preparação e produção de cheques de pagamento. De acordo com um cronograma determinado pelo IRS, você precisa remeter os impostos sobre a folha de pagamento e registrar declarações fiscais de folha de pagamento.
Pagando impostos sobre a folha de pagamento
Usando regras estabelecidas pelo IRS, você paga impostos sobre a folha de pagamento semanalmente, mensalmente ou trimestralmente, dependendo do valor que você deve (chamado imposto de folha de pagamento).
Você deve fazer depósitos de impostos federais por transferência eletrônica de fundos. A maioria das pessoas faz depósitos fiscais federais usando o Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais (EFTPS), um serviço gratuito fornecido pelo Departamento de Tesouraria dos Estados Unidos e o QBOP faz uso do EFTPS.
Para pagar seus impostos sobre a folha de pagamento, escolha Impostos → Imposto de folha de pagamento para exibir o Centro de imposto sobre a folha de pagamento. Uma vez que você pagou funcionários, o Saldo de Impostos do Imposto mostra os impostos devidos, juntamente com as datas de vencimento e as datas de corte do pagamento eletrônico. Você pode visualizar o quanto você deve, imprimindo o relatório de responsabilidade fiscal de folha de pagamento; clique no link Exibir seu relatório de responsabilidade fiscal na página do Centro de imposto sobre a folha de pagamento.
Quando você clica no botão Pagar impostos, a QBO exibe a página Pagar impostos, que mostra os montantes dos impostos sobre a folha de pagamento que você deve a várias autoridades fiscais e quando os pagamentos são devidos.
Se você "olhar para frente" - ou seja, optar por ver os passivos fiscais de folha de pagamento antes da data de vencimento - os valores que você vê são estimativas de suas responsabilidades.
Quando você clica no link Criar pagamento ao lado de uma linha, a QBO mostra o valor que você deve, alocado por item de imposto. Na parte superior da tela, você pode optar por pagar a responsabilidade por meio eletrônico usando o EFTPS ou fazer o pagamento você mesmo. Se você estiver inserindo folhas de pagamento históricas para configurar informações de folha de pagamento precisas para o ano atual, opte por fazer o próprio pagamento (porque provavelmente já fez o pagamento e você simplesmente deseja gravá-lo no QBOP).
Este exemplo mostra uma empresa de exemplo, e esse potencial pagamento alguns dias depois de ter sido devido. Portanto, a QBO exibe uma nota na parte superior da tela indicando que os pagamentos em atraso podem estar sujeitos a juros e penalidades e fornecer informações sobre as ações que você deve tomar.
Quando você terminar de revisar os detalhes do pagamento, incluindo o método de pagamento (eletrônico ou manual), a conta bancária da qual você efetuará o pagamento e a data de pagamento, clique no botão E-pay ou no pagamento do registro botão (dependendo se você está pagando eletronicamente ou fazendo o próprio pagamento) no canto inferior direito da tela.O QBO exibe uma janela de confirmação de pagamento que descreve o método de pagamento, tipo, responsabilidade, data de vencimento, data de pagamento e valor do pagamento.
Repita este processo para cada imposto sobre a folha de pagamento.
Preparando formulários de imposto de folha de pagamento
Trimestralmente, você deve preencher e enviar uma declaração de imposto de folha de pagamento federal usando o Formulário Federal 941, que identifica o salário total pago, quando você pagou e os impostos totais que você reteve e depositou com o apropriado autoridades tributárias durante todo o trimestre. O IRS permite que você arquive o formulário por via eletrónica ou envie o formulário.
Se você mora em um estado que impõe um imposto de renda pessoal, então normalmente você também deve apresentar um formulário semelhante para seu estado; Verifique o site do seu estado para as regras que você precisa seguir para o relatório de imposto de folha de pagamento. Seu estado provavelmente tem uma forma de desemprego estadual que você precisa preparar e enviar também.
Quando você clica em Formulários trimestrais na página do Centro de imposto sobre a folha de pagamento, o QBOP exibe os relatórios que você precisa para preparar e enviar.
Clique no link à direita de cada formulário e o QBOP exibe uma página onde você pode optar por arquivar o formulário eletronicamente e visualizar o formulário. Clique no botão Exibir para visualizar o formulário, e aparece na tela, preenchido com informações. A visualização do formulário também inclui um conjunto de ferramentas que você pode usar para rever, salvar e imprimir o formulário. E, à medida que você rola até a parte inferior do formulário, as instruções de arquivamento aparecem.
Repita o processo de revisão e impressão de cada formulário conforme apropriado.
