Microsoft Dynamics CRM 4 para Dummies Cheat Sheet - dummies

Por Joel Scott, David Lee, Scott Weiss

O Microsoft Dynamics CRM 4 oferece uma ampla gama de ferramentas para ajudá-lo a gerenciar clientes. Desde ferramentas de e-mail, até criar novas contas, completar atividades e configurar horários de serviço, o Microsoft Dynamics CRM 4 ajuda a cobrir os conceitos básicos e oferece a capacidade de criar orçamentos, pesquisar a Base de Conhecimento e visualizar anúncios.

E-mail e Microsoft Dynamics CRM

Usar o Microsoft Dynamics CRM oferece a possibilidade de usar muitas ferramentas da Microsoft para ajudar a gerenciar suas relações com o cliente. Uma das ferramentas mais úteis no local de trabalho moderno é o e-mail, então você precisa ser habilidoso na criação e leitura de e-mail, vinculando e-mail a um registro específico e gerenciando seu calendário.

Para criar um e-mail:

1. Na barra de menus (na parte superior da tela), escolha Novo → Nova atividade → E-mail ou clique no ícone Criar novo e-mail abaixo da barra de menu.

2. Selecione um destinatário do seu e-mail da seguinte forma:

   a. Clique no ícono da lupa à direita do campo Para.

   b. Destaque o registro que deseja.

   c. Clique no botão >> para mover o (s) destinatário (s) para o painel Arquivos selecionados.

   d. Clique em OK para fechar a janela e retornar ao seu e-mail.

3. Digite um assunto.

4. Na caixa de texto aberto abaixo do campo Assunto, digite sua mensagem.

5. A documentação do e-mail pode ser essencial. Para associar ou vincular a mensagem a um registro, faça o seguinte:

   a. Clique no ícone da lupa à direita do campo Responder.

   b. Procure e destaque seu contato.

   c. Clique em OK para retornar à janela de e-mail.

6. Adicione outras opções conforme desejado.

7. Para enviar sua mensagem, clique no botão Enviar (ao lado de Salvar e fechar).

Para ler seu e-mail:

1. Na parte inferior do painel de navegação, clique no botão Trabalhar no local de trabalho.

2. Na parte superior do painel de navegação, selecione Atividades.

3. No campo Tipo, clique na seta para abrir a lista suspensa e selecione E-mail.

4. No campo Ver, clique na seta para abrir a lista suspensa e faça sua seleção.

Para vincular um e-mail a um registro:

1. Na barra de menus (na parte superior da tela), escolha Novo → Nova atividade → E-mail.

2. Preencha os campos apropriados (Para, Assunto e similares).

3. À direita do campo Responder, clique no ícone da lupa.

4. Clique na seta suspensa à direita do campo Procurar e selecione um dos doze tipos de registro na lista.

5. Clique duas vezes no registro apropriado.

Para visualizar seu calendário:

1. Clique no botão Local de trabalho na parte inferior do painel de navegação.

2. Na parte superior do painel de navegação, em Meu trabalho, clique em Calendário.

Concluindo uma atividade no Microsoft Dynamics CRM

Você faz uso do Microsoft Dynamics CRM para ajudar a gerenciar suas relações com o cliente e sua própria carga de trabalho, que inclui projetos que o MS Dynamics CRM divide em Atividades. Para registrar a conclusão de uma atividade, siga estas etapas:

1. Na parte inferior do painel de navegação, clique no botão Local de trabalho.

2. Na parte superior do painel de navegação, em Meu trabalho, clique em Atividades.

3. Selecione uma atividade que você deseja marcar como concluída.

4. Clique na guia Notas e crie uma nota que será anexada ao registro.

5. Clique no botão Salvar como concluído.

Criando uma nova conta ou contato no Microsoft Dynamics CRM

A beleza e o benefício do Microsoft Dynamics CRM é que ele ajuda você a gerenciar seus clientes. Felizmente, você adiciona algumas novas contas e novos clientes no curso de fazer negócios. Para adicionar novas pessoas ao seu sistema, siga estas etapas:

1. Em Vendas, Marketing, Serviço ou Meu local de trabalho, selecione Contas ou Contatos no painel de navegação.

2. Na barra de ferramentas da janela, clique no botão Novo.

3. Preencha as guias Geral, Detalhes, Administração e Notas, conforme necessário.

4. Clique em Salvar e fechar.

Como criar uma cotação no Microsoft Dynamics CRM

O Microsoft Dynamics CRM pode ajudá-lo a criar uma cotação que lhe permite um novo cliente que o Microsoft Dynamics CRM pode ajudá-lo a gerenciar. Mas, primeiro, crie a citação:

1. Na parte inferior do painel de navegação, clique no botão Vendas.

2. Na parte superior do painel de navegação, selecione Cotações.

3. Na barra de ferramentas da janela Citações, clique no botão Novo.

4. No campo Nome, insira algum texto que descreva a citação.

5. No campo Potencial Cliente, selecione uma conta ou um contato para associar com a citação.

6. No campo Lista de preços, use a lupa ou o Assistente de formulário para selecionar uma lista de preços.

7. Clique em Salvar (o ícone do disco).

8. Na seção Totais da guia Geral, insira o desconto de cotação e o valor do frete.

9. Clique na guia Envio e preencha o seguinte:

   1. Insira informações nos campos Efetivo de e para, Data de entrega solicitada e Devido por.

   2. Digite o Método de Envio, Condições de Pagamento e Termos de Frete.

10. Clique na guia Endereços e insira as informações de Bill To e Ship To.

11. Se você deseja associar sua cotação com uma oportunidade, faça o seguinte:

    1. Clique na guia Administração.

    2. Use a lupa no campo Oportunidade para encontrar e selecionar essa oportunidade.

    3. Clique OK.

12. Clique no botão Salvar e Fechar para salvar seu orçamento.

Como procurar a Base de Conhecimento do Microsoft Dynamics CRM

O Microsoft Dynamics CRM possui um recurso prático chamado Base de Conhecimento, que você pode usar para pesquisar suas listas de clientes. Para pesquisar a Base de Conhecimento, siga estas etapas:

1. Na parte inferior do painel de navegação, clique no botão Local de Trabalho.

2. Na parte superior do painel de navegação, selecione Serviço e selecione Base de conhecimento.

3. No lado esquerdo da janela da Base de Conhecimento, clique na guia Pesquisar.

4. Preencha os seguintes campos para definir seus critérios de pesquisa: Unlabeled, Search For, In Subject, Options.

5. Clique no botão Pesquisar.

Como exibir anúncios no Microsoft Dynamics CRM

Anúncios é apenas uma das inúmeras ferramentas úteis de gerenciamento de clientes que você obtém com o Microsoft Dynamics CRM. Para visualizar os anúncios atuais, siga estas etapas:

1. Na parte inferior do painel de navegação, clique no botão Local de trabalho.

2. Na parte superior do painel de navegação, escolha Anúncios em Meu trabalho.

3. Leia os anúncios.

Criar e verificar atividades de serviço no Microsoft Dynamics CRM

O Microsoft Dynamics CRM facilita a gestão dos serviços oportunos que criam a fidelidade do cliente. Criar e verificar a atividade do serviço no Microsoft Dynamics CRM ajudará a garantir a felicidade de seus clientes com sua empresa.

Para agendar uma atividade de serviço, siga estas etapas:

1. Na parte inferior do painel de navegação, clique no botão Serviço.

2. Na parte superior do painel de navegação, selecione Calendário do serviço.

3. No campo Tipo (ao lado do campo Procurar), selecione Atividade do serviço na lista suspensa.

4. Escolha um dia para o serviço.

5. Na barra de ferramentas da janela, clique no botão Novo e faça a sua seleção.

6. No campo Assunto, insira um nome para esta atividade de serviço.

7. No campo Serviço, selecione o serviço que deseja agendar.

8. Escolha seus horários de início e fim, bem como a duração.

9. Adicione todas as notas.

10. Clique na guia Detalhes e preencha-a conforme necessário.

11. Clique no botão Salvar e Fechar para agendar a atividade.

Você precisa verificar seu calendário de serviço regularmente para se certificar de que você permanece ao topo das necessidades de seus clientes. Para fazer isso, faça isso:

1. Na parte inferior do painel de navegação, clique no botão Serviço.

2. Na parte superior do painel de navegação, selecione Calendário do serviço.

3. Clique em qualquer recurso, e você verá a programação desse recurso na área do calendário.