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A função de condensado QuickBooks 2015 faz algumas coisas. Primeiro, cria uma cópia arquivística do arquivo de dados e processa esse arquivo de dados para permitir que ele seja menor. Para mais detalhes Verifique a explicação abaixo:
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O comando QuickBooks Condense cria uma cópia permanente do arquivo de dados do QuickBooks. (Isto é chamado de cópia de arquivamento do arquivo). Uma cópia arquivística do arquivo da empresa equivale a um instantâneo do arquivo da empresa, tal como existe em um determinado momento.
Se alguém tiver uma pergunta mais tarde - talvez seu contador ou um auditor federal ou estadual - você pode use a cópia arquivística do arquivo de dados para mostrar o aspecto do arquivo da empresa em um determinado momento.
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O processo Condense do arquivo torna o arquivo de dados menor ao resumir muitas transações fechadas e detalhadas antigas usando grandes entradas de diário de monster. < Como esta condensação e arquivamento podem ser um pouco confusas, aqui está um resumo rápido da exa ctly o que acontece quando você condensa o arquivo da empresa QuickBooks. Veja o que QuickBooks normalmente faz durante o processo:
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: quando você condensa o arquivo da empresa QuickBooks, o QuickBooks guarda uma cópia arquivística desse arquivo. Remove transações fechadas antigas
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: Como parte do processo Condense, o QuickBooks oferece a oportunidade de remover transações antigas e fechadas da versão atual do arquivo da empresa QuickBooks. Lembre-se de que o arquivamento cria uma cópia arquivística do arquivo da empresa QuickBooks. No entanto, você ainda possui a versão de trabalho do arquivo da empresa QuickBooks. É esta versão atual e funcional do arquivo da empresa QuickBooks que é limpo, ou Condensado, pela remoção de transações antigas e fechadas.
são transações que o QuickBooks não precisa mais acompanhar em detalhes. Por exemplo, uma fatura de cliente antiga - depois de paga - é uma transação fechada. Um cheque antigo escrito para algum fornecedor - depois de ter sido cancelado no banco - é uma transação fechada. Resume as transações antigas e fechadas
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: Como as transações antigas e fechadas são removidas do arquivo de dados QuickBooks, a condensação tipicamente cria entradas mensais resumo de diário para as transações antigas e fechadas e coloca essas transações resumidas na versão atual do arquivo de dados do QuickBooks. Estes cadernos mensais resumidos permitem que você continue a preparar demonstrações financeiras mensais. Por exemplo, mesmo que o arquivamento remova todas as transações antigas e fechadas de, por exemplo, janeiro de 2010, você ainda pode produzir demonstrações financeiras mensais para janeiro de 2010 em 2013.Para produzir demonstrações financeiras mensais para janeiro de 2010, o QuickBooks usa as entradas mensais resumidas do diário.
Limpa a trilha de auditoria:
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Um efeito quase escondido da limpeza dos arquivos de dados do QuickBooks diz respeito à trilha de auditoria. Se você limpar um arquivo da empresa e indicar que o arquivo da empresa deve ser Condensado, o QuickBooks limpa a trilha de auditoria antes das "transações fechadas removidas em ou antes". Em outras palavras, durante o período em que o QuickBooks remove transações antigas e fechadas, ele também remove a trilha de auditoria dessas transações.
O processo
Condense file normalmente significa criar uma cópia do arquivo de dados do QuickBooks que você salva e guardou em algum lugar e criando uma versão reduzida do arquivo da empresa de trabalho. O comando que você usa para o arquivo da empresa Condense QuickBooks, no entanto, também permite que você crie arquivos da empresa quase vazios. A maioria das pessoas nunca precisaria usar essa opção. existe apenas uma categoria de usuários do QuickBooks que podem querer criar arquivos de empresa quase vazios. CPAs e consultores (que desejam reutilizar um arquivo de empresa para outra unidade de negócios ou cliente) podem querer usar esse comando para criar arquivos de dados da empresa que já possuem muitas das listas.
