QuickBooks 2012 Enterprise Solutions em um ambiente multiusuário - dummies

O QuickBooks 2012 permite que você configure várias senhas para o arquivo de dados do QuickBooks 2012. O que realmente é lógico sobre isso é que você pode informar o QuickBooks 2012 para limitar determinados usuários e senhas para fazer apenas certas coisas.

O proprietário da empresa, por exemplo, pode ter uma senha que lhe permita fazer qualquer coisa. Mas um novo funcionário de contabilidade, por exemplo, pode ter uma senha que só lhe permite gravar contas no sistema.

Se mais de uma pessoa usará o QuickBooks 2012, você deseja configurar senhas adicionais. Para fazer isso no QuickBooks 2012 Enterprise Solutions, siga estas etapas:

1. Escolha o comando Empresa → Usuários → Configurar usuários e funções.

   O QuickBooks 2012 exibe a caixa de diálogo Lista de usuários, conforme mostrado na ilustração abaixo. A caixa de diálogo Usuários e Funções identifica os usuários para quem o acesso do QuickBooks foi configurado e as funções que o QuickBooks pode preencher ao usar o QuickBooks. A lista de usuários, que mostra na guia Lista de usuários da caixa de diálogo, também identifica quem está conectado no sistema.

   

2. Diga ao QuickBooks 2012 que deseja adicionar um usuário clicando no botão Novo.

   Quando você clica neste botão, o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Novo usuário, como mostrado.

   

3. Identifique o usuário e forneça uma senha.

   Você precisa fornecer a cada usuário para quem você está configurando uma senha de nome de usuário. Você faz isso inserindo um nome curto - talvez o primeiro nome do usuário - na caixa Nome de usuário. Depois de identificar o usuário, você insere a senha do usuário na caixa de texto Senha e na caixa de texto Confirmar senha.

4. Identifique o (s) papel (s) do usuário.

   Use a caixa de listagem Funções disponíveis para selecionar as funções (ou tarefas) que o usuário preenche. Em seguida, adicione a função selecionada à lista de funções atribuídas do usuário clicando no botão Adicionar. A figura a seguir mostra o usuário Susan com um contador listado como uma função atribuída. Para remover uma função de um usuário, selecione a função na caixa de listagem Funções atribuídas e clique em Remover.

   

5. (Opcional) Modifique as funções, conforme necessário.

   Você pode ajustar as funções que você, com a ajuda do QuickBooks, atribuir. Para fazer isso, selecione a guia Funções na caixa de diálogo Usuários e Funções e, em seguida, clique na função que deseja alterar e no botão Editar.

   Quando o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Editar Função (veja a ilustração abaixo), selecione uma atividade contábil ou área da Área e Atividades e use os botões Nível de Acesso de Área para especificar o que um usuário com a função selecionada pode fazer.

   

   Você pode indicar que o usuário não deve ter acesso selecionando o acesso Nenhum, Completo ou Parcial através do botão de opção apropriado.Se o usuário tiver acesso parcial, selecione o botão Parcial e, em seguida, marque ou desmarque, conforme apropriado, as caixas Criar, Modificar, Excluir, Imprimir e Saldo da vista. Clique em OK para salvar as alterações nas funções e retornar à caixa de diálogo Usuários e funções.

   Como regra geral, quando se trata de controles contábeis, você deseja fornecer a quantidade mínima de acesso. Se alguém não precisa acessar o arquivo de dados do QuickBooks para tarefas do dia a dia, você deve selecionar o botão Nenhum.

   Quanto maior a capacidade que você dá ao macarronete em seu sistema de contabilidade, maior o risco de alguém poder introduzir erros no sistema e mais fácil você conseguir que alguém roube de você.

6. (Opcional) Reveja as permissões do usuário.

   Depois de configurar um usuário, você deve (apenas para ter cuidado) rever as permissões que você deu ao usuário. Para fazer isso, clique na guia Lista de Usuários da caixa de diálogo Usuários e Funções, selecione o usuário e clique no botão Exibir Permissões.

   Quando o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Exibir Permissões, selecione o usuário e clique no botão Exibir. A ilustração a seguir mostra a janela Exibir Permissões, que exibe uma lista muito detalhada do que o usuário pode e não pode fazer.