QuickBooks 2013 Pro e Premier em um ambiente multiusuário - manequins

O QuickBooks Pro e o Premier 2013 permitem que você configure várias senhas para o arquivo de dados do QuickBooks. O que realmente é lógico sobre isso é que você pode informar o QuickBooks para permitir que certos usuários e senhas façam apenas certas coisas.

O proprietário da empresa, por exemplo, pode ter uma senha que lhe permita fazer qualquer coisa. Mas um novo funcionário de contabilidade, por exemplo, pode ter uma senha que lhe permite gravar contas no sistema.

Para configurar usuários e senhas adicionais nas edições QuickBooks Pro e QuickBooks Premier 2013, siga estas etapas:

1. Escolha o comando Empresa → Configurar usuários e senhas → Configurar usuários.

   QuickBooks exibe a caixa de diálogo Lista de usuários. A caixa de diálogo Usuários e Funções identifica os usuários para quem o acesso do QuickBooks foi configurado e as funções que o QuickBooks pode preencher ao usar o QuickBooks. A lista de usuários, na guia Lista de usuários da caixa de diálogo, também identifica quem está logado no sistema.

2. Diga ao QuickBooks que deseja adicionar um usuário clicando no botão Adicionar Usuário.

   QuickBooks exibe a primeira caixa de diálogo Definir senha e acesso do usuário.

3. Identifique o usuário e forneça uma senha.

   Dê a cada usuário para quem você está configurando uma senha de nome de usuário. Você faz isso inserindo um nome curto - talvez o primeiro nome do usuário - na caixa Nome de usuário. Depois de identificar o usuário, insira a senha do usuário na caixa de texto Senha e na caixa de texto Confirmar senha.

4. Identifique o (s) papel (s) do usuário.

   Use a caixa de listagem Funções disponíveis para selecionar as funções (ou tarefas) que o usuário preenche. Em seguida, adicione a função selecionada à lista de funções atribuídas do usuário clicando no botão Adicionar. Para mover uma função de um usuário, selecione a função na caixa de listagem Funções atribuídas e clique em Remover.

   A caixa de descrição na parte inferior da caixa de diálogo Novo usuário descreve a função com mais detalhes, incluindo o tipo de usuário do QuickBooks que normalmente pode ser atribuído a função selecionada.

5. (Opcional) Modifique as funções, conforme necessário.

   Você pode ajustar as funções que você, com a ajuda do QuickBooks, atribuir. Para fazer isso, selecione a guia Funções na caixa de diálogo Usuários e Funções, clique na função que deseja alterar e clique no botão Editar. Quando o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Editar Função, selecione uma atividade contábil ou área da Área e Atividades e use os botões Nível de Acesso Área para especificar o que um usuário com a função selecionada pode fazer.

   Você pode indicar que o usuário não deve ter acesso selecionando o botão de opção Nenhum.Você pode indicar que o usuário deve ter acesso total selecionando o botão de opção Completo. Se o usuário tiver acesso parcial, selecione o botão Parcial e, em seguida, marque ou desmarque, conforme apropriado, as caixas Criar, Modificar, Excluir, Imprimir e Saldo da vista. Clique em OK para salvar as alterações e retornar à caixa de diálogo Usuários e Funções.

   Você pode ver o acesso a qualquer função inicialmente selecionando uma das entradas na lista Área e Atividades. O QuickBooks usa os botões e caixas do Nível de Acesso à Área para mostrar as configurações atuais da função.

6. (Opcional) Reveja as permissões do usuário.

   Depois de configurar um usuário, você deve (apenas para ter cuidado) rever as permissões que você deu ao usuário. Para fazer isso, clique na guia Lista de Usuários da caixa de diálogo Usuários e Funções, selecione o usuário e clique no botão Exibir Permissões.

   Quando o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Exibir Permissões (não mostrado), selecione o usuário e clique no botão Exibir para ver a janela Exibir Permissões, que exibe uma lista muito detalhada do que o usuário pode e não pode fazer.

7. (Opcional) Analise suas modificações de função.

   Se você faz alterações nas permissões de uma função, provavelmente também deseja rever essas alterações. Para fazer isso, clique na guia Lista de Funções da caixa de diálogo Usuários e Funções, selecione a função e clique no botão Exibir Permissões. O QuickBooks exibe outra versão da caixa de diálogo Permissões de exibição que lista as funções que você e o QuickBooks configuraram.

   Selecione a função que deseja rever e clique no botão Ver permissões. QuickBooks exibe outra versão da janela Permissões de exibição com uma lista detalhada do que alguém com a função pode e não pode fazer.

8. Depois de terminar com a revisão das permissões de usuário e função, clique em Fechar para fechar qualquer janela aberta e, em seguida, clique no botão Cancelar ou Fechar para fechar todas as caixas de diálogo abertas.

   A partir deste ponto, o novo usuário pode usar o QuickBooks; No entanto, seus direitos estão limitados ao que você especificou.

Os contadores geralmente querem ver os direitos que os usuários particulares têm. Isto é especialmente verdadeiro se você for auditado pelo CPA como parte dos encerramentos anuais. (Você pode ser auditado se o banco quiser demonstrações financeiras auditadas, por exemplo.) A janela Permissões de exibição do QuickBooks é uma maneira lisa de ver esses dados on-line e, se você quiser imprimir uma cópia das informações de permissões, tudo o que você precisa fazer é clique no botão Imprimir da janela.