QuickBooks: 4 maneiras de manter os registros financeiros ordenados - dummies

A confiabilidade e a utilidade dos dados do QuickBooks 2014 dependem em grande medida de quão limpo e limpo você mantenha seus registros financeiros. Para ajudar você ou sua equipe a fazer um trabalho melhor nisso, considere empregar as seguintes quatro técnicas.

Técnica # 1: Reconcilie regularmente suas contas bancárias do QuickBooks

Quando você toma o tempo para conciliar uma conta bancária, você não só melhora a precisão dos registros da sua conta bancária (incluindo os saldos da sua conta); mas você também indiretamente verifica um monte de outras transações, incluindo todas as receitas que flui para uma determinada conta bancária. E você verifica as despesas pagas em uma determinada conta.

Então, bottom line: Reconcilie suas contas bancárias regularmente.

Técnica # 2: atualize os saldos da conta de empréstimo

Se você emprestou dinheiro do banco, você deve verificar novamente esse saldo da conta. E você deve atualizar o saldo da conta se não corresponder aos registros de fim de ano do credor.

Os saldos da conta do empréstimo costumam ser "errados" ao longo do tempo porque a repartição dos pagamentos em seus principais e componentes de interesse está ligeiramente desligada. Esse erro começa a aumentar ao longo do tempo.

Muitas vezes, você pode corrigir os saldos da conta de empréstimo, adicionando uma entrada de diário que "corrige" o saldo da conta errada e, em seguida, lança o débito ou a compensação de crédito necessários para a categoria de despesa de juros do empréstimo.

Técnica # 3: Verifique se há pagamentos órfãos

As pessoas acham surpreendentemente fácil inserir os pagamentos dos clientes, mas nunca aplicam os pagamentos a uma fatura. Quando este erro de omissão ocorre, o negócio omite a receita do demonstrativo de ganhos e perdas e understates suas receitas e seus lucros. Então, este é um erro ruim.

Você pode encontrar qualquer um desses pagamentos órfãos no seu arquivo QuickBooks, produzindo um balanço patrimonial. Se um saldo de base de caixa mostrar um valor negativo para contas a receber, isso indica que você entrou pagamentos em QuickBooks, mas nunca aplicou o pagamento a uma fatura.

Para corrigir esse erro (ou corrigir este erro várias vezes se você tiver feito vários erros), você precisa fazer uma página através dos pagamentos do cliente ou produzir um relatório de transações para um cliente para encontrar aqueles que você não aplicou.

Técnica # 4: Revise seu balanço

Você sabe onde os erros contábeis freqüentemente aparecem de forma impressionante? No seu balanço patrimonial.

Por esta razão, tenha o hábito de produzir regularmente um balanço patrimonial. Procure por números esquisitos, por exemplo, fundos não depositados que totalizam US $ 40.000 (o que significa que o QuickBooks pensa que você tem 40 milhões de dinheiro em torno do escritório em algum lugar) ou um saldo de caixa que é $ 11.000 (o que significa que você descobriu sua conta corrente por 11 grande).

Você pode pesquisar números de balanço engraçados clicando duas vezes no valor ímpar na janela do relatório e depois pesquisando os dados da transação que se somam a algum valor obviamente errado.

Um ponto final sobre esta técnica de verificação de erros: Muitas vezes, o erro que produz um valor de balanço louco não é uma transação entrada incorretamente, mas uma transação que foi omitida.