Segredos do Access 2013 Database Design - dummies

Parte do Access 2013 All-In-One para Dummies Cheat Sheet

Aqui estão os Cinco Mandamentos do projeto de banco de dados, se você usa o Access 2013 ou outro programa de banco de dados. Um banco de dados bem projetado torna a manutenção de seus dados mais fácil.

• Guarde informações onde ele pertence, não onde ele aparece. Onde você armazena informações não tem nada a ver com onde aparece. Em uma planilha, você digita a informação onde deseja que ela apareça quando você imprime a planilha, mas os bancos de dados funcionam de forma diferente. Em um banco de dados, você armazena informações em tabelas com base na estrutura da informação. Uma informação pode aparecer em muitos relatórios, mas você o armazena em apenas um campo em uma tabela.

• Armazena as informações como realmente existe, não como você deseja que ele apareça em um relatório específico. Esta regra é um corolário da primeira regra. Se você deseja que os títulos dos livros apareçam em letras maiúsculas (maiúsculas) em suas ordens de compra, o Access pode capitalizar os títulos para você. Armazene os títulos dos livros com a capitalização correta, de modo que você não esteja preso a tê-los em todos os limites em cada relatório. O acesso possui muitas funções internas que podem ajustar a forma como o texto, os números e as datas são formatados.

• Evite o lixo, o lixo (GIGO). Se você não se preocupar em criar um design bom e sensível para o seu banco de dados - e se você não tiver o cuidado de inserir dados corretos e limpos - seu banco de dados acabará cheio de lixo. Um banco de dados bem projetado é mais fácil de manter do que um design mal projetado porque cada informação é armazenada apenas uma vez, em um campo claramente nomeado em uma tabela claramente nomeada, com as regras de validação adequadas no lugar. Sim, parece muito trabalho, mas limpar um banco de dados de 10, 000 registros incorretos é (perdoar a subavaliação) ainda mais trabalho.

• Separa os teus dados dos teus programas. Se você criar um banco de dados a ser compartilhado ou distribuído para outras pessoas, armazene todas as tabelas em um banco de dados (a parte traseira) e todos os outros objetos em outro banco de dados (a frente). Então você pode vincular esses dois bancos de dados para fazer tudo funcionar. Separar as tabelas de tudo o resto simplifica todo o rigor de atualizar consultas, formulários, relatórios e outras coisas mais tarde, sem perturbar os dados nas tabelas.

• Faça uma cópia de segurança cedo e frequentemente. Ok, essa dica não é sobre o design, mas é muito importante omitir: Faça um backup de seu banco de dados todos os dias. Com sorte, seu escritório já possui um sistema de backups regulares (provavelmente noturnos) que inclui seu banco de dados.Caso contrário, faça uma cópia de backup do banco de dados em intervalos regulares e, certamente, faça uma cópia de backup antes de fazer alterações importantes. Mantenha vários backups, não apenas o mais recente, no caso de demorar um pouco para descobrir um problema.