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O QuickBooks 2013 permite que seus múltiplos usuários tenham acesso simultâneo ou em série, dependendo das necessidades da sua empresa. Por exemplo, se uma pequena empresa tiver apenas um assistente administrativo e o proprietário acessando um arquivo de dados do QuickBooks, uma cópia do QuickBooks em execução em um único computador pessoal pode ser tudo o que é necessário.
No entanto, o QuickBooks permite o uso simultâneo do arquivo de dados QuickBooks por vários usuários. Depois de configurar os vários usuários, no entanto, você pode instalar o programa QuickBooks em outros computadores pessoais e depois - supondo que todos esses computadores pessoais se conectem a uma rede do Windows - use essas outras cópias do QuickBooks para acessar o arquivo de dados do QuickBooks armazenado no primeiro ou no computador principal.
Para usar o QuickBooks em um ambiente de uso simultâneo por vários usuários, você também precisa informar ao QuickBooks que esse uso simultâneo está bem. Para fazer isso, escolha o comando File → Switch to Multi-User Mode. Se quiser mais tarde desativar este Modo Multi-Usuário, você escolhe o comando Arquivo → Alternar para Modo de Usuário Único.
O QuickBooks suporta o uso simultâneo de vários usuários através de uma tecnologia chamada bloqueio de registro, que bloqueia todos os registros com os quais você está trabalhando, mas não o arquivo de dados do QuickBooks inteiro. Por exemplo, se você quiser trabalhar com a empresa A, e algum outro usuário quer trabalhar com a empresa B, está tudo bem. QuickBooks permite isso.
O que você e o outro usuário não podem fazer, no entanto, é trabalhar na mesma empresa (empresa A ou B) ao mesmo tempo. Isso significa que você está trabalhando com o mesmo registro de clientes.
Você não pode instalar a mesma cópia do QuickBooks em várias máquinas e possui legalmente um sistema QuickBooks de múltiplos usuários. Você deve comprar uma cópia do QuickBooks para cada máquina na qual o QuickBooks está instalado.
Note, no entanto, que a Intuit vende algumas versões de usuários múltiplos do QuickBooks onde você realmente compra cinco licenças em uma caixa de QuickBooks. (A versão Enterprise do QuickBooks suporta redes de múltiplos usuários com até 30 usuários simultâneos, enquanto as outras versões do QuickBooks suportam redes de múltiplos usuários com até 5 usuários simultâneos.)
Uma configuração comum na qual você pode querer ter vários usuários do QuickBooks é para representantes de vendas em sua empresa que preparam faturas ou preparam lances para clientes. Neste caso, você pode querer que cada vendedor seja configurado no QuickBooks. Note, no entanto, que esses vendedores devem ter apenas a capacidade de criar uma fatura ou talvez criar e imprimir uma estimativa de fatura.
