Índice:
- Usuário (básico)
- Unidade de Negócio (local)
- Parent: Child Business Units (profundidade)
- Organizacional (global)
- Definindo papéis
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Os privilégios que você atribui regulam as funções que você pode executar em Registros ou objetos específicos. Seus níveis de acesso determinam quais registros esses privilégios se aplicam. Em outras palavras, embora seus privilégios possam incluir a capacidade de excluir registros da conta, é seu nível de acesso que determina exatamente quais registros você pode apagar.
O Microsoft CRM inclui quatro níveis de acesso distintos apresentados em ordem crescente de autoridade.
Usuário (básico)
Acesso do usuário é o mais restritivo de todos os níveis de acesso. Com os direitos de acesso do usuário, um usuário pode executar ações no seguinte:
- Grava ele possui
- Registros pertencentes a outro usuário, mas que foram compartilhados com ele
- Registros de propriedade ou compartilhados por uma equipe da qual ele é um Membro
Unidade de Negócio (local)
Acesso à Unidade de Negócios é um passo acima do nível básico do Usuário. Ele inclui todos os direitos de Acesso do Usuário, mas também fornece acesso a Registros que são de propriedade ou compartilhados com outros Usuários que pertencem à mesma Unidade de Negócios. O termo local corresponde realmente a uma Unidade de Negócios distinta da qual o Usuário é um membro.
Por exemplo, se Moe tem direitos de leitura de Oportunidades locais, ele pode revisar os Registros para todas as perspectivas interessadas em se inscrever no programa do testador beta em sua empresa. Se Moe tivesse apenas Acesso ao Usuário, ele podia ver apenas os Registros que ele criara ou Records que outros Usuários haviam decidido compartilhar com ele.
Parent: Child Business Units (profundidade)
Um usuário com o pai: Os direitos de acesso à criança têm acesso à unidade de negócios mais a capacidade de acessar objetos ou registros de qualquer unidade de negócios subordinada à unidade a que ele está atribuído. Se você pensa em um organograma para as divisões da sua empresa, uma visão profunda permite que você veja sua Unidade de Negócios e todos aqueles diretamente abaixo dela.
Organizacional (global)
Os direitos de acesso organizacional são os menos restritivos de todas as categorias. Com o Acesso Organizacional, você pode executar ações em qualquer Registro dentro do sistema, independentemente da Unidade de Negócios a que você pertence e independentemente de problemas de compartilhamento.
Os direitos de acesso organizacional devem ser reservados para um pequeno grupo de administradores de sistemas que têm a responsabilidade geral pela integridade do banco de dados. Pelo menos duas pessoas em sua empresa devem ter esses direitos (um para fins de backup), mas provavelmente não é muito mais do que isso.
Não deve ser uma conclusão inevitável que o CEO ou o diretor de TI deve ter acesso organizacional completo.Com o privilégio também vem a responsabilidade e a possibilidade de danos involuntários causados pelo guerreiro do fim de semana ou por aqueles que se vêem como tecnólogos. Os requisitos de trabalho dos indivíduos e seu conhecimento do sistema relacionam-se diretamente com a obtenção desse nível de acesso.
Definindo papéis
O conceito de papéis se casa com privilégios e direitos de acesso. O Microsoft CRM vem com oito funções predefinidas típicas de uma organização de tamanho médio. Fazer uso dessas funções predefinidas economiza muito tempo, o que, de outra forma, seria gasto configurando direitos de acesso específicos para cada usuário. Essas funções são as seguintes:
- CEO-gerente de negócios
- VP de vendas
- Gerente de vendas
- Representante de vendas
- Gerente de RSE
- CSR
- Profissional de marketing
- Administrador de sistema > Cada uma dessas oito funções possui um conjunto completo de privilégios predefinidos e direitos de acesso. O gerente de vendas prototípico recebe um conjunto de privilégios e direitos de acesso padrão. Para ver as configurações para cada uma das funções padrão, siga estas etapas:
1. Na Página inicial, selecione Configurações do painel para o lado da tela principal.
Aparece a tela Configurações com as sete subcategorias.
2. Selecione Configurações da unidade de negócios na janela Configurações e, em seguida, selecione Funções de segurança.
A grade de exibição de lista de funções de segurança (mostrada na figura 1) aparece, mostrando todas as funções existentes.
Figura 1:
A guia dos registros principais do Gerenciador de Vendas, mostrada na Figura 2, aparece com outras quatro guias ao longo do topo. A guia Detalhes, que é o padrão, tem muito poucos detalhes. A guia Core Records contém todos os alternadores para ativar ou desativar direitos de acesso e é o armazém central para informações de função.
Figura 2:
5. Clique em Salvar e fechar a partir da Barra de ações azul para retornar à Grade de exibição de lista.
A maneira mais fácil de criar um novo papel é clonando um existente. Para fazer isso, siga estas etapas:
1. Na Página inicial, selecione Configurações do painel para o lado da tela principal.
Aparece a tela Configurações com as sete subcategorias.
2. Selecione Configurações da unidade de negócios e, em seguida, selecione Funções de segurança.
Aparece a grade da Exibição da Lista de Funções de Segurança.
3. Clique no botão Copiar papel da barra de ações azul.
Aparece a caixa de diálogo Copiar Função, mostrada na Figura 3, perguntando qual a função original que deseja copiar e qual o novo nome que deseja usar.
Figura 3:
5. Verifique a caixa Abrir papel quando copiar é concluído.
Isso exibe imediatamente a janela para o novo papel com todas as configurações do papel original. Se, por acaso, a janela Core Records não aparecer, selecione essa guia para exibir todas as configurações de função. Alterna qualquer uma das configurações para alterá-las para a nova função que você está criando. Você pode continuar a alternar cada configuração para passar por cada uma das cinco possibilidades. Certifique-se de revisar cada uma das cinco guias: detalhes, registros principais, vendas, serviços e gerenciamento de negócios.
6. Clique em Salvar e Fechar depois de ter adaptado completamente a nova função.
Um usuário pode ter mais de uma função atribuída. Alguém poderia ter um papel como administrador de sistemas e como funcionário do serviço de correio. Quando um único usuário possui várias funções com diferentes privilégios e direitos de acesso, a função com privilégios menos restritivos tem precedência. Assim, mesmo quando o administrador do seu sistema está funcionando como um funcionário da sala de correio, ela terá os níveis máximos de direitos de acesso.
