Usando o QuickBooks para gerenciar o inventário em uma empresa de fabricação - manequins

O acompanhamento de inventário em uma empresa de fabricação é mais difícil do que em outros tipos de negócios. Quando você reduz tudo a sua essência no QuickBooks, o problema decorre de alguns requisitos de contabilidade difíceis:

Em um ambiente de fabricação, o fabricante combina itens de matérias-primas em itens de produtos acabados. Isso significa - e esta é a parte desafiadora - que o processo de fabricação reduz a contagem de estoque e o valor de alguns itens (as matérias-primas ou os componentes) e, ao mesmo tempo, aumenta a contagem eo valor do outro, itens de mercadorias.
Em um ambiente de fabricação, as regras dizem que você não conta apenas o valor dos itens nos valores de inventário de itens acabados. Você também contabiliza o custo dos trabalhos gerais e de fábrica utilizados na fabricação dos itens.

QuickBooks resolve o primeiro problema relacionado ao inventário de fabricação, mas não resolve ou resolve o segundo problema. Felizmente, enquanto você é um pequeno fabricante, você provavelmente não precisa se preocupar muito com o segundo problema. Você deve perguntar ao seu CPA sobre isso. Mas não se preocupe - o Congresso e o Internal Revenue Service forneceram inúmeras lacunas que tornam a contabilidade mais fácil para os pequenos.

Manipulação de inventário fabricado da maneira simples

Se você estiver usando QuickBooks Pro ou algumas versões anteriores do QuickBooks Premier, você não tem a capacidade de contabilizar o fabrico de inventário no QuickBooks. O melhor que você pode fazer é agrupar itens para combinar em itens individuais na fatura de um cliente.

Esta abordagem parece descuidada, mas não é tão ruim quanto você pode pensar primeiro. Você pode escolher mostrar apenas o item do grupo em uma nota fiscal do cliente. Isso significa - voltando ao exemplo do florista que vende rosas e vasos vermelhos - que o florista pode "fabricar" um vaso de cristal de uma dúzia de rosas vermelhas e, em seguida, mostrar o item fabricado como item de grupo na fatura do cliente.

A única coisa que é problemática sobre a abordagem "apenas use um item de grupo" é que não lhe dá uma maneira de rastrear os valores de inventário dos bens acabados.

Realizar a contabilidade de inventário no QuickBooks

Para dar conta do fabrico de inventário no QuickBooks Premier ou QuickBooks Enterprise Solutions, você adiciona itens de montagem de inventário à lista de itens para os itens que você fabrica. Você também registra a fabricação de itens como você … bem, fabrica.

Suponha que Pine Lake Porcelain apenas compre e revenda canecas de café e outros doodais de porcelana. Mas também suponha que, uma vez por ano, Pine Lake Porcelain reúne uma coleção de canecas de café vermelhas em um conjunto de presente Boxed St. Valentine's Day. Neste caso, o QuickBooks pode gravar a montagem de um conjunto de presentes em caixa que combina, por exemplo, quatro canecas de café vermelhas, uma caixa de papelão e um envoltório de papel de tecido.

Adicionando itens de montagem de inventário

Para descrever itens fabricados, siga estas etapas:

Escolha Listas → Lista de itens.
QuickBooks exibe a janela Lista de itens.
Clique no botão Item na janela Lista de itens e escolha Novo na lista suspensa.
QuickBooks exibe a janela Novo Item.
Escolha o item Assembléia de inventário na lista suspensa Tipo.
QuickBooks exibe a versão do assembly de inventário da janela Novo item.
Especifique a conta para usar para rastrear o custo desse item quando você o vende.
QuickBooks sugere a conta do custo de mercadorias vendidas. Se você criou outras contas para o seu CPV, no entanto, escolha a outra conta apropriada.
Descreva o item fabricado.
Digite uma descrição do item que deseja exibir em documentos que seus clientes vêem, como faturas. (QuickBooks sugere a mesma descrição que você usou na caixa de texto Descrição nas transações de compras como padrão.)
Digite o valor que você cobra pelo item na caixa Preço de venda.
Indique se o item fabricado está sujeito ao imposto sobre vendas usando a lista suspensa Código Tributário.
Use a lista suspensa Conta de renda para especificar a conta que você deseja que o QuickBooks use para rastrear a receita da venda do item.
Identifique os componentes que entram no item concluído.
Use a lista de Lista de Materiais para identificar os itens componentes individuais e as quantidades necessárias para fazer a montagem do inventário. Cada item componente passa por uma linha separada na lista. Não seja demasiado redundante, mas observe que você identifica o item componente e o número de itens componentes necessários.
Identifique a conta de ativos.
Especifique a outra conta de ativos atual que você deseja que o QuickBooks use para rastrear o valor desse item de inventário.
Selecione um ponto de compilação.
Use as caixas do ponto de construção para especificar a menor quantidade de estoque desse item que pode permanecer antes de fabricar mais. Quando o nível de inventário cai para esta quantidade, o QuickBooks adiciona um lembrete à lista de Lembretes, informando que você precisa fazer mais do item.
Ignore as caixas de mão e o valor total.
Veja a caixa na mão? Deixe-o em zero. Para inserir um número agora é gravar uma transação não categorizada e você não quer fazer isso. Vá em frente e deixe o campo Valor total definido como zero, também.
Deixe a caixa A partir da caixa vazia, ou insira a data atual.
Não importa.

A versão do assembly de inventário da janela Novo item.

Fabricação de gravação ou montagem de itens

Para construir uma montagem, escolha o comando Vendedores → Atividades de inventário → Criar montagens.QuickBooks exibe a janela Build Assemblies. Tudo o que você faz é escolher o que deseja construir a partir da lista suspensa Item Assembléia e, em seguida, insira a quantidade que você (ou algum colaborador infeliz) construído na caixa Quantidade para Construir no canto inferior direito. Em seguida, você clicar no botão Construir e fechar ou Construir e Novo. (Clique no botão Construir e Novo, se quiser gravar a montagem de alguns outros itens.)

A versão Build Assemblies da janela New Item.

Aqui estão algumas coisas a serem lembradas sobre o comando Build Assemblies:

No canto superior direito da janela, o QuickBooks mostra a quantidade de montagem que você possui e o número de clientes que fizeram pedidos. Essa é uma informação bastante útil para ter, então lembre-se que está lá.
Uma tabela na janela Build Assemblies mostra o que se passa no seu produto. Não é isso que você se importa, mas esta é uma lista de materiais.
Na parte inferior da lista de materiais, o QuickBooks mostra o número máximo de assembléias que você pode fazer, considerando suas atuais existências.
Quando você constrói um item, o QuickBooks ajusta as contagens de itens de inventário. Se você faz conjuntos de presentes em caixa, cada um com quatro canecas vermelhas e dois tecidos de embrulho, o QuickBooks reduz as contagens de itens de canecas vermelhas e tecidos de embrulho, e aumenta a contagem de itens dos conjuntos de presentes em caixa ao gravar a construção da montagem.

Alguns dos componentes usados em uma montagem podem não ser itens de inventário. Você pode usar peças não-inventorias em uma montagem.

Gerenciando vários locais de inventário

QuickBooks Enterprise Solutions permite que você lide com o desafio de manter registros de armazenar inventário em vários locais. Para ativar esse recurso, chamado Rastreamento Avançado de Inventário, escolha o comando Editar → Preferências, clique em Itens e Inventário, clique na guia Preferências da Empresa e, em seguida, clique no botão Configurações de Inventário Avançado.

Se você estiver usando a versão Enterprise Solutions do QuickBooks, o QuickBooks exibe caixas de diálogo que permitem que você crie uma lista de sites de inventário e também adicione campos para janelas e caixas de diálogo apropriadas para que você possa rastrear itens de inventário por site. Se você não estiver usando a versão Enterprise Solutions do QuickBooks, o QuickBooks exibe informações sobre como você pode atualizar para Enterprise Solutions.