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O processo de condensação do arquivo QuickBooks faz duas coisas: o comando QuickBooks Condense cria uma cópia permanente do arquivo de dados QuickBooks (chamada de cópia arquivística do arquivo); o processo de condensação de arquivos torna o arquivo de dados menor ao resumir muitas antigas transações detalhadas fechadas que usam grandes entradas de diário de monstros.
Como esta condensação e arquivamento podem ser um pouco confusas, aqui está um resumo rápido do que ocorre quando você condensa o arquivo da empresa QuickBooks. Veja o que QuickBooks normalmente faz durante o processo:
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Salva uma cópia de arquivo dos arquivos da sua empresa: quando você condensa o arquivo da empresa QuickBooks, o QuickBooks guarda uma cópia arquivística desse arquivo.
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Remove transações fechadas antigas: como parte do processo condensado, o QuickBooks oferece a oportunidade de remover transações antigas e fechadas da versão atual do arquivo da empresa QuickBooks. Lembre-se de que o arquivamento cria uma cópia arquivística do arquivo da empresa QuickBooks.
Você ainda possui a versão de trabalho do arquivo da empresa QuickBooks, no entanto, e esta é a versão atual do arquivo QuickBooks da empresa que é limpa, ou condensada, pela remoção de arquivos antigos, fechados. transações.
As transações fechadas são transações que o QuickBooks não precisa mais acompanhar em detalhes. Por exemplo, uma fatura de cliente antiga - depois de paga - é uma transação fechada. Um cheque antigo escrito para algum fornecedor - depois de ter sido cancelado no banco - é uma transação fechada.
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Resume as transações antigas e fechadas: porque as transações antigas e fechadas são removidas do arquivo de dados do QuickBooks, a condensação tipicamente cria resumo de lançamentos mensais para as transações antigas e fechadas e coloca essas transações resumidas na corrente, versão de trabalho do arquivo de dados do QuickBooks.
Estes cadernos mensais resumidos permitem que você continue a preparar demonstrações financeiras mensais. Por exemplo, mesmo que o arquivamento remova todas as transações antigas e fechadas de, por exemplo, em janeiro de 2011, você ainda pode produzir demonstrações financeiras para janeiro de 2011 em 2014. Para produzir demonstrações financeiras mensais para janeiro de 2011, o QuickBooks usa as entradas mensais resumidas do diário.
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Limpa a trilha de auditoria: o QuickBooks mantém uma trilha de auditoria mostrando quem inseriu as transações. Um efeito quase escondido da limpeza dos arquivos de dados do QuickBooks diz respeito à trilha de auditoria. Se você limpar um arquivo da empresa e indicar que o arquivo da empresa deve ser condensado, o QuickBooks limpa a trilha de auditoria antes das datas "fechou as transações fechadas em ou antes".
Em outras palavras, durante o período em que o QuickBooks remove transações antigas e fechadas, ele também remove a trilha de auditoria dessas transações.
O processo de arquivo condensado normalmente significa criar uma cópia do arquivo de dados QuickBooks que você salva e guardou em algum lugar e, em seguida, criando uma versão reduzida do arquivo da empresa de trabalho. O comando que você usa para condensar o arquivo da empresa QuickBooks, no entanto, também permite que você crie arquivos da empresa quase vazios.
A maioria das pessoas nunca precisa usar essa opção. Apenas uma categoria de usuários do QuickBooks que desejam criar arquivos de empresa quase vazios: CPAs e consultores (que desejam reutilizar um arquivo de empresa para outra unidade de negócios ou cliente) podem querer usar esse comando para criar arquivos de dados da empresa que tenham muitos de As listas já foram configuradas.
