QuickBooks: 10 Dicas Financeiras para Empresários - dummies

Os donos de empresas devem desempenhar um papel ativo no lado financeiro da empresa para prevenir quaisquer tentativas de desfalco ou falsificação. Reveja as demonstrações financeiras do QuickBooks, observe atentamente o valor do dinheiro e saiba quem está lidando com as finanças. Mantenha seu negócio seguro e em boas condições seguindo estas dez dicas financeiras.

Assine todos os seus próprios cheques

Este não é um golpe contra os contadores de livros. Em uma pequena empresa, no entanto, as pessoas (especialmente contabilistas de carga total) têm a oportunidade de ajudá-lo facilmente. Ao assinar todas as verificações, você mantém seus dedos no pulso de sua saída de caixa. Sim, esta prática pode ser um incômodo - você deve percorrer a papelada toda vez que você assina uma pilha de cheques - mas lembre-se da alternativa.

Por sinal, se você estiver em uma parceria, você deve ter pelo menos um par de parceiros co-assinar os cheques - ou pelo menos os grandes cheques.

Não assine um cheque pelo caminho errado

Se você assinar muitas verificações, pode ser tentado a usar uma assinatura rápida e furiosa (inevitavelmente ilegível). Embora esbarrando seu nome de forma ilegítima, faz muito sentido quando você está autografando beisbolas, não faça isso quando você está assinando cheques. Uma assinatura clara, especialmente uma com um senso de estilo pessoal, é distinta. Uma linha ondulada com uma cruz e um par de pontos é fácil de forjar.

Revise os cheques cancelados antes de o seu contador fazer

Certifique-se de revisar seus cheques cancelados (a imagem do cheque que aparece em seu extrato bancário) antes de qualquer outra pessoa ver o extrato bancário mensal.

Esta informação certamente não é sobre browbeating bookkeepers. Ainda assim, um empresário pode determinar se alguém está forjando assinaturas em cheques apenas por ser o primeiro a abrir o extrato bancário e revisando cada uma das assinaturas nos cheques cancelados.

Se você não examinar os cheques, funcionários inescrupulosos - especialmente os livros que podem atualizar os registros da conta bancária - podem forjar sua assinatura com impunidade. E eles não serão pegos se nunca retirarem a conta.

Verifique novamente a reconciliação bancária

Um ponto relacionado rápido: se você não é a pessoa que faz a reconciliação bancária, certifique-se de revisar o trabalho de reconciliação realizado por quem está fazendo o trabalho. (Provavelmente, seu contador?) Esta revisão não só significa que outro conjunto de olhos vê o trabalho e pega erros. Esta revisão oferece mais uma oportunidade para garantir que nenhum negócio engraçado ocorra.

E, oh, um outro ponto estranho: Não se sente inclinado a seguir os dois ou três procedimentos anteriores?Então você - não o banco - pode comer qualquer perda de coisas como falsificação.

Escolha um contador que conheça computadores

Não se preocupe, você não precisa solicitar uma verificação de antecedentes do FBI ao contratar um contador. Na verdade, se você usa o QuickBooks, não precisa contratar pessoas que estejam familiarizadas com os sistemas de contabilidade das pequenas empresas. Mas encontre pessoas que saibam manter um talão de cheques e trabalhar com um computador. Eles não deveriam ter um problema na compreensão do QuickBooks.

Claro, você não quer alguém que simplesmente caiu do nabo. Mas, mesmo que você contrata alguém que viajou para a cidade, não terá muitos problemas para conseguir que a pessoa atinja o QuickBooks.

Se você puder, encontre um contador que conheça a contabilidade e a folha de pagamento de entrada dupla

Aqui estão algumas dicas sobre as habilidades técnicas do candidato ideal. Um contador que conhece a contabilidade de dupla entrada é super-útil - embora seja justo, esse conhecimento provavelmente não é essencial.

Além disso, se você puder, encontre alguém que saiba como fazer a folha de pagamento - e não apenas o imposto sobre a folha de pagamento federal, mas também o negócio do macaco do imposto de folha de pagamento do estado. (Se você não consegue encontrar esse tipo de pessoa, saiba que você pode facilmente terceirizar a folha de pagamento para um grande serviço de folha de pagamento.)

Revise regularmente suas demonstrações financeiras

Produza regularmente e examine a demonstração de ganhos e perdas que o QuickBooks sem esforço gera. Tenha a atenção habitual em examinar seu balanço patrimonial com suas listas de ativos e passivos. Explore e encontre outro relatório ou dois que lhe forneçam informações úteis sobre os ritmos e rimas do seu negócio. (Qualquer erro que você faça provavelmente aparecerá como números patetais em seu balanço, a propósito.)

Provavelmente, você pode manter um controle bastante firme na operação, observando dois ou três relatórios fáceis de entender. E observando regularmente essas demonstrações financeiras - digamos uma ou duas vezes por semana - você transforma seu sistema de contabilidade em uma ferramenta útil tanto para detectar oportunidades tentadoras quanto para evitar armadilhas perigosas.

Aqui está uma maneira de administrar seus negócios ao analisar três relatórios do QuickBooks:

• Uma demonstração de ganhos e perdas que compara os números atualizados do ano atual e do ano anterior (para que você possa ver como você " em relação ao ano anterior)

• O resumo das contas a receber envelhecimento (para que você possa ver quais clientes e clientes estão atrasados)

• O balanço (para que você possa monitore seu dinheiro e capital de giro e veja coisas engraçadas)

Escolha um sistema de contabilidade apropriado

Quando você usa o QuickBooks, você usa contabilidade de caixa ou contabilidade de competência. A contabilidade de base de caixa é boa quando o fluxo de caixa de uma empresa reflete suas vendas e sua saída de caixa reflete suas despesas. Esta situação não é o caso, no entanto, em muitas empresas. Um construtor de contrato de casas unifamiliares, por exemplo, pode ter dinheiro chegando (mediante empréstimos de bancos), mas não pode ganhar dinheiro. Alternativamente, um dono de casa de penhor que empresta dinheiro com 22 por cento de interesse pode fazer escrúpulos de dinheiro, mesmo que o dinheiro cai fora do negócio diariamente.

Como regra geral, quando você está comprando e vendendo inventário, a contabilidade de base de competência funciona melhor do que a contabilidade de base de caixa. No entanto, a contabilidade de base de caixa normalmente impõe impostos de renda.

Se o QuickBooks não funcionar para o seu negócio

O QuickBooks é um ótimo programa de contabilidade de pequenas empresas. Mas se o QuickBooks não corresponder às suas necessidades - se, por exemplo, você precisar de um programa que funcione melhor para um fabricante ou que inclua algum recurso especial específico do setor - você pode querer um dos mais complicados (mas também mais poderosos) pacotes contábeis de pequenas empresas.

Antes de pular do QuickBooks Pro ou do QuickBooks Premier, certifique-se de verificar a versão Enterprise Solutions do QuickBooks, que custa mais, mas também funciona para grandes empresas. A versão Enterprise do QuickBooks parece e funciona quase idêntica às versões "regulares". Se você conhece o QuickBooks Pro ou o QuickBooks Premier, em conformidade, você já conhece (ou principalmente conhece) o QuickBooks Enterprise.

Se a versão Enterprise do QuickBooks não funcionar, você pode querer falar com seu contador sobre pacotes específicos do setor. (Por exemplo, se você é uma impressora comercial, algum fornecedor pode ter desenvolvido um pacote de contabilidade especial apenas para impressoras comerciais.)

Mantenha as coisas simples

Ao gerenciar assuntos financeiros de pequenas empresas, mantenha as coisas o mais simples possível. Na verdade, mantenha os seus negócios simples o suficiente para que você possa facilmente saber se você está ganhando dinheiro e se o negócio é saudável.

Este conselho sobre a simplicidade pode soar estranho, mas às vezes pessoas muito brilhantes podem construir estruturas financeiras monstruosamente complexas para seus negócios, incluindo arranjos de arrendamento complicados, parcerias labirínticas e estruturas corporativas e acordos sofisticados de compartilhamento de lucros e compartilhamento de custos com outras empresas. Esses arranjos financeiros super sofisticados não produzem lucro quando você considera todos os custos. Além do mais, tais arranjos complexos quase sempre se transformam em dores de cabeça de gestão e manutenção de registros.