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No QuickBooks 2012, você pode gravar uma conta para itens que você recebe ao mesmo tempo que você grava o recebimento dos itens. Você pode fazer isso simplesmente selecionando a caixa de seleção Bill Received que aparece perto do topo da janela Criar Item Receipts.
Se você sabe que você vai gravar uma conta ao mesmo tempo em que gravar o recebimento de itens, você também pode escolher o comando Fornecedores → Receber itens e Insira o Bill. Em outras palavras, em vez de escolher o comando Receber itens no menu Fornecedores, você escolhe o comando Receber Itens e Insira o comando Bill.
Quando você faz isso, o QuickBooks exibe a janela Enter Bills. Essencialmente, a janela Enter Bills é apenas outra versão da janela Criar Item Receipts, exceto que a caixa de seleção Recebido de contas já está selecionada. Para registrar simultaneamente itens que você recebeu e inserir uma conta, você segue os mesmos passos que você faz para registrar o recebimento dos itens.
Um item que vale a pena notar sobre a gravação simultânea de contas e o recebimento de itens, no entanto, é este: quando você insere uma conta, você precisa ser muito preciso sobre as cobranças do fornecedor. Por exemplo, com toda a probabilidade, você não pagará apenas pelos itens encomendados. Você também pode pagar determinadas taxas de envio e manuseio.
Esses valores não serão necessariamente registrados na guia Itens. Eles provavelmente serão gravados na guia Despesas.
