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A guia Minhas Preferências das Preferências de Relatórios e Gráficos definidas no QuickBooks 2012 fornece botões de opção que você pode usar para indicar como o QuickBooks deve atualizar relatórios quando o A informação sobre a qual o relatório é baseado muda. A opção de atualização padrão é atualizar automaticamente.
Você também pode selecionar o botão de opção Solicitar para atualizar para que o QuickBooks apenas (educadamente) sugira que você atualize um relatório sempre que os dados mudam. (Você pode não querer atualizar automaticamente se você tiver um grande conjunto de dados e muitos relatórios. Atualizar um relatório pode ser bastante demorado.) Você também pode selecionar o botão de opção Não atualizar se você não quiser ou não Preciso lembrar de atualizar um relatório.
A caixa de seleção Solicitar-me para modificar o relatório antes de abrir um relatório, se selecionado, informa o QuickBooks para abrir a janela Modificar relatório sempre que você criar um relatório.
Você pode usar a janela Modificar relatório para controlar quais informações estão incluídas em um relatório (como o período em que o relatório está baseado) e outras opções de relatórios também. Se a caixa de seleção Solicitar-me para modificar as opções de relatório antes de abrir um relatório não estiver selecionada, o QuickBooks cria um relatório usando as opções de relatório padrão.
As caixas de seleção Gráficos somente permitem que você controle a maneira como os gráficos do QuickBooks relatam informações. Você pode selecionar a caixa de seleção Draw Graphs in 2D para informar QuickBooks para desenhar gráficos bidimensionais e não tridimensionais. (QuickBooks desenha gráficos de duas dimensões muito mais rapidamente, então você pode querer usar gráficos bidimensionais.)
Observe que os gráficos bidimensionais são visualmente mais precisos do que gráficos tridimensionais. Você também pode selecionar a caixa de seleção Usar Padrões para informar QuickBooks para desenhar um gráfico que usa padrões de cruzamento em vez de cores para os diferentes pedaços de um gráfico.
Esta guia Preferências da empresa oferece várias opções úteis para as regras padrão de geração de relatórios. Os botões de opção Bases de relatórios de resumo, por exemplo, permitem que você indique se o método de contabilidade padrão usado para criar um relatório deve ser contabilidade de caixa de cálculo ou contabilidade de caixa.
Os botões de opção Relatórios de envelhecimento permitem que você especifique como a idade de uma fatura ou conta deve ser calculada: a partir da data de vencimento ou da data da transação. Os botões de opção Relatórios-Mostrar contas por permitem que você especifique como as informações da conta aparecem nos relatórios: nome da conta somente, descrição apenas, ou nome e descrição.
Duas outras opções de preferência da empresa são especialmente dignas de nota.O botão Classificar dinheiro exibe uma caixa de diálogo que permite que você indique se as mudanças em um determinado saldo da conta devem aparecer na parte operacional, de investimento ou de financiamento da Demonstração dos fluxos de caixa.
Se você não é um contador profissional, você deseja obter a ajuda do seu CPA para fazer alterações nesta área do QuickBooks. As regras para a apresentação de uma demonstração dos fluxos de caixa estão bastante envolvidas.
O botão Formatar exibe a caixa de diálogo Preferências do formato de relatório, que permite personalizar as informações do cabeçalho e do rodapé do relatório. A figura a seguir mostra a guia Cabeçalho / rodapé para a caixa de diálogo Preferências do formato de relatório.
As caixas de verificação Exibir cabeçalho da informação permitem que você especifique quais informações devem aparecer na área do cabeçalho do relatório. As caixas de seleção Mostrar informações do rodapé permitem que você faça as mesmas especificações para o rodapé do relatório. A lista suspensa Alinhamento do layout da página permite que você especifique como as informações devem ser alinhadas na página do relatório.
A aba Fontes e números da caixa de diálogo Preferências do formato do relatório permite que você especifique qual fonte e formatação você deseja usar para obter informações sobre o relatório.
Por exemplo, se você deseja alterar a fonte para os rótulos das colunas de relatórios, clique na entrada Etiquetas de coluna na caixa de listagem Alterar fonte para. Em seguida, clique no botão Alterar fonte. O QuickBooks exibe uma caixa de diálogo Formatação de fontes que permite especificar a fonte, o estilo da fonte, o tamanho do ponto e outros efeitos especiais.
