Use histogramas para controlar a freqüência nos painéis do Excel - dummies

Um histograma é um gráfico que traça a distribuição de freqüência em seus painéis e relatórios do Excel. A distribuição de frequência mostra a frequência com que ocorre um evento ou categoria de dados. Com um histograma, você pode ver visualmente a distribuição geral de um determinado atributo.

Você pode criar um histograma baseado em fórmulas, que permite um nível de automação e interatividade, o que é útil ao atualizar painéis a cada mês.

1 Antes de criar seu histograma, você precisa de uma tabela que contenha seus dados brutos, e você precisa criar uma tabela bin.

Os dados brutos devem, idealmente, consistir em registros que representam contagens únicas para os dados que deseja agrupar. Por exemplo, a tabela de dados brutos nesta figura contém representantes de vendas únicos e o número de unidades vendidas.

A tabela bin determina os parâmetros de agrupamento usados ​​para quebrar seus dados brutos nos grupos de freqüência. A tabela bin informa o Excel para agrupar todos os representantes de vendas que vendem menos de 5 unidades no primeiro grupo de freqüência, quaisquer representantes de vendas vendendo 5 a 14 unidades no segundo grupo de freqüência, e assim por diante.

Você pode definir livremente seus próprios parâmetros de agrupamento quando você cria sua tabela bin. No entanto, geralmente é uma boa idéia manter seus parâmetros igualmente espaçados quanto possível. Você normalmente deseja encerrar suas tabelas bin com o maior número no conjunto de dados. Isso permite que você tenha agrupamentos limpos que terminem em um número finito - não em uma designação de tamanho aberto maior.

2Crie uma nova coluna na tabela bin para manter as fórmulas de frequência. Nomeie a nova coluna Fórmulas de frequência, conforme mostrado nesta figura.

A função Frequência do Excel conta a frequência com que os valores ocorrem dentro dos intervalos especificados em uma tabela bin.

3Selecione as células na coluna recém-criada e, em seguida, digite a fórmula Frequência que você vê na figura anterior e pressione Ctrl + Shift + Enter no teclado.

A função Frequência tem uma peculiaridade que muitas vezes confunde usuários pela primeira vez. A função Freqüência é uma fórmula de matriz - uma fórmula que retorna vários valores ao mesmo tempo. Para que esta fórmula funcione corretamente, você deve pressionar Ctrl + Shift + Enter no teclado depois de digitar a fórmula. Se você apenas pressionar a tecla Enter, você não obterá os resultados que você precisa.

Neste ponto, você deve ter uma tabela que mostra o número de representantes de vendas que se enquadram em cada uma das caixas. Você poderia traçar esta tabela, mas os rótulos de dados surgiram. Para obter os melhores resultados, você deve criar uma tabela de alimentador de gráfico simples que crie etiquetas apropriadas para cada caixa.Você faz isso no próximo passo.

4 Crie uma nova tabela que alimente os gráficos um pouco mais limpa, como se vê na próxima figura. Use uma fórmula simples que concatene as caixas nas etiquetas apropriadas. Use outra fórmula para trazer os resultados de seus cálculos de frequência.

Nesta figura, as fórmulas na primeira gravação da tabela do alimentador de gráfico são visíveis. Essas fórmulas são essencialmente copiadas para criar uma tabela apropriada para gráficos.

5Use a sua tabela de alimentador de gráfico recém-criada para traçar os dados em um gráfico de colunas.

Esta figura ilustra o gráfico resultante. Você pode muito bem usar o gráfico de colunas inicial como seu histograma.

Se você gosta de seus histogramas para ter espaços entre os pontos de dados, você terminou. Se você gosta do olhar contínuo e bloqueado, você não possui lacunas entre os pontos de dados, siga as próximas etapas.

6 Clique em qualquer uma das colunas no gráfico e escolha Formatar dados.

Aparece a caixa de diálogo Format Data Series.

7Ajuste a propriedade Largura de intervalo em 0%, conforme mostrado nesta figura.

Os espaços entre colunas serão eliminados.