Opções de personalização adicionais para as faturas do QuickBooks 2014 - dummies

As ferramentas de personalização de formulários do QuickBooks confundem facilmente os novos usuários do QuickBooks. Mas, tipicamente, a maneira de começar qualquer personalização é violar o que o QuickBooks chama de opções de Personalização Adicional.

1Clique na guia Formatação da janela Criar fatura e, em seguida, clique no botão Personalizar design de dados.

QuickBooks exibe a caixa de diálogo Personalização Adicional. Esta caixa de diálogo fornece o controle de ambas as informações que aparecem nas suas faturas e da forma como as faturas são impressas. Você não pode usar a caixa de diálogo Personalização adicional se você estiver trabalhando com um dos modelos de fatura padrão, apenas se você estiver trabalhando com uma cópia.

Consequentemente, o QuickBooks pode solicitar que você faça uma cópia de um modelo de fatura ao clicar no botão Personalização adicional.

2Specifique as informações do cabeçalho.

A aba Cabeçalho da caixa de diálogo Personalização Adicional permite que você especifique quais informações vão na parte superior da janela Criar Faturas e na área superior de um formulário de fatura impresso. Essas informações, chamadas de cabeçalho, fornecem o número da fatura, a data da fatura e as informações de cobrança e envio.

Você também pode escolher como as informações são rotuladas preenchendo ou editando o conteúdo das caixas de texto. Por exemplo, as caixas de seleção Título padrão permitem que você especifique se o título do formulário deve aparecer na versão de tela da fatura (isto seria dentro da janela Criar faturas) e na versão impressa da fatura.

A caixa de texto Título padrão permite que você especifique qual o título do formulário deve ser. De forma semelhante, as caixas de seleção Data permitem que você especifique se a data deve aparecer na tela e imprimir versões da fatura e qual o rótulo deve ser usado para descrever a data da fatura. A figura usa o texto descritivo inteligente, como o título do formulário da fatura.

À medida que você faz essas personalizações, o QuickBooks atualiza a caixa de visualização, mostrada na metade direita da caixa de diálogo Personalização adicional, para que você possa ver como são suas mudanças.

3Specifique as informações das colunas.

A parte das colunas de uma fatura descreve detalhadamente os itens para os quais as faturas são faturadas. Por exemplo, as colunas da nota fiscal do produto descrevem os produtos específicos, incluindo preço e quantidade; eles também descrevem os itens faturados. As colunas de uma nota fiscal do serviço descrevem os serviços específicos que estão sendo faturados.

Como você pode adivinhar olhando atentamente a figura, a aba Colunas da caixa de diálogo Personalização Adicional se parece com a aba Cabeçalho. Você usa as caixas de seleção Tela e Imprimir para indicar se uma determinada informação de nível de coluna deve aparecer como uma coluna na janela Criar faturas ou na fatura criada.

Da mesma forma, você usa as caixas de texto Título para fornecer os rótulos descritivos que o QuickBooks usa na janela Criar faturas e no formulário de fatura impresso.

A única opção incomum mostrada na guia Colunas é as caixas de texto Ordem. As caixas de encomendas permitem indicar a ordem (da esquerda para a direita) em que as colunas devem aparecer. Se o número do item ou o código aparecerem na primeira coluna à esquerda, por exemplo, você insere o valor 1 na caixa Ordem da linha Item.

4Specifique as informações das colunas prog.

As colunas ?? prog ?? parte de uma fatura fornece informações relevantes para situações em que você está usando faturamento de progresso. Você pode clicar na guia Prog Cols da caixa de diálogo Personalização Adicional para adicionar e remover informações como a quantia ordenada, a quantia previamente faturada e os montantes devolvidos.

As guias Cabeçalho, Colunas e Prog Cols permitem que você faça alterações em seus formulários de fatura, mas não fique muito nervoso em fazer mudanças perfeitas pela primeira vez. Você pode facilmente ver exatamente como suas mudanças aparecem usando a caixa de visualização (se sua visão é melhor do que a minha) ou clicando em OK e, em seguida, revisando cuidadosamente a nova versão da janela Criar faturas.

Se você perceber que cometeu um erro - talvez você tenha usado o bit incorreto de texto descritivo, ou você ordenou incorretamente as colunas - você pode personalizar sua fatura novamente e assim corrigir seus erros anteriores.

5Specifique as informações do rodapé.

A guia Rodapé da caixa de diálogo Personalização Adicional permite que você especifique quais informações aparecem na janela Criar faturas abaixo da área das colunas e na fatura impressa real abaixo da área das colunas.

As informações do rodapé incluem uma mensagem do cliente, o total da fatura, pagamentos e informações de crédito, um campo de balanço e (opcionalmente) uma caixa de texto mais longa. Você trabalha com a guia Rodapé da mesma forma que você trabalha com outras guias.

Se desejar que algumas informações apareçam, selecione a caixa de seleção Tela e a caixa de seleção Imprimir. Para alterar o bit de texto que o QuickBooks usa, edite o conteúdo da caixa de texto Título.

6Specifique a informação de impressão.

A guia Imprimir da caixa de diálogo Personalização Adicional permite que você exerça um pouco de controle sobre como o QuickBooks imprime faturas que usam o modelo que você personalizou.

Por exemplo, os botões de opção na parte superior da guia permitem que você especifique que, ao imprimir este modelo de fatura particular, o QuickBooks deve usar as configurações da impressora de fatura antiga ou outras, configurações especiais de impressão. As configurações de impressão também permitem que você diga ao QuickBooks como deve numerar as páginas de uma fatura de múltiplas páginas.

Você pode retornar todas as configurações de fatura personalizadas para sua condição padrão clicando no botão Padrão. Quando você faz isso, no entanto, você remove as alterações ou personalizações que você fez.