Modelagem financeira no Excel: Documentar seus pressupostos - manequins

O termo "lixo, lixo fora" nunca é mais verdadeiro do que em relação à modelagem financeira. Você pode ter o modelo financeiro mais bem planejado com a formatação perfeita, um design excelente e gráficos e tabelas de cenários fabulosos, mas se os insumos que entram no modelo financeiro não foram verificados, o modelo é inútil e você não pode usar as saídas. Decisões importantes são feitas com base nos resultados dos modelos financeiros, de modo que listar as premissas que entraram no modelo é fundamental.

A documentação de premissas certamente não é a parte mais excitante da modelagem financeira, então você pode ser tentado a deixá-lo até o fim. Não caia nessa armadilha! Quando terminar de construir seu modelo, você não lembrará quais foram esses pressupostos. Documente como você vá. Sempre que você faz uma mudança estrutural ou mesmo uma alteração menor em uma das entradas, documentá-la, mesmo que pareça sem importância no momento.

Liste os pressupostos em uma página separada e rotulá-los claramente, para que eles possam ser facilmente identificados e referenciados de relance. Para um modelo pequeno, você pode decidir misturar dados de origem e suposições juntas. Em um modelo grande, você pode separá-los com o máximo de detalhes possível ou prático. Para um modelo detalhado, você pode listar todos os detalhes em uma página de Suposições Detalhadas e, em seguida, resumir os importantes em uma página de Suposições Chave. Pense no nível de detalhes em seu modelo e deixe-o orientar o detalhe de sua documentação sobre os pressupostos.

Ainda não está convencido de que documentar os pressupostos é importante? Como é isso para persuasão: quando você passa para outro papel ou está longe de férias, e algo dá certo com seu modelo, quem pensa que eles vão culpar? Você adivinhou! Pense em documentar os pressupostos que cobrem sua bunda. Seu modelo precisa ser capaz de falar por você quando não estiver ao redor para explicar ou defender seu trabalho. A documentação de suposições deve explicar seu processo de pensamento e por que o modelo é construído do jeito que é.

Um modelo é tão bom quanto a precisão dos pressupostos. Você precisa mitigar sua responsabilidade documentando suas suposições completamente e adicionando ressalvas quando necessário.

Aqui estão alguns métodos comumente usados ​​para incluir documentação em um modelo:

• Comentários na célula: Existem dois métodos diferentes para criar comentários na célula:
  • Comentários do triângulo vermelho: O O método mais comum de criar um comentário na célula é simplesmente inserir um comentário dentro da célula, que aparece como um triângulo vermelho no canto da célula.

    

    Comentários do triângulo vermelho.

    Para criar um comentário de triângulo vermelho, clique com o botão direito do mouse na célula e selecione Inserir comentário. Para fazer uma alteração em um comentário existente, clique com o botão direito do mouse na célula com o comentário e selecione Editar comentário. Da mesma forma, para excluir um comentário, clique com o botão direito do mouse na célula e selecione Excluir comentário.

    Se você quiser experimentar os exemplos por si mesmo, você pode baixar o arquivo 0401. xlsx e selecionar a guia com o nome 4-1.

  • Mensagens de entrada de validação de dados: O método menos comum de criar um comentário na célula é usar validações de dados. Esses tipos de comentários são mais discretos, porque eles não têm o triângulo vermelho na esquina e você não vê o comentário até você clicar na célula.

    

    Mensagens de entrada de validação de dados.

    Este tipo de comentário na célula é especialmente útil para criar pequenas instruções e avisos sobre dados de entrada para os usuários, porque eles não verão o comentário até que ele realmente clique na célula para inserir os dados.

  • Para criar uma mensagem de entrada de validação de dados, clique na célula e, na seção Ferramentas de dados da guia Dados da Faixa de opções, clique no botão Validação de dados e na caixa de diálogo Validação de dados. Selecione a guia Entrada de mensagem e digite a mensagem que deseja que apareça. Esta mensagem aparecerá somente quando a célula for selecionada.

A documentação de suposições usando comentários nas células é mais apropriada para informações específicas relativas a apenas uma célula ou intervalo, pois elas podem ser vistas somente em uma única célula. Os comentários nas células são úteis para comunicar detalhes a outro modelador sobre detalhes de cálculo específicos, porque os comentários são exibidos apenas na tela e não serão exibidos quando impressos. Mais genéricos, pressupostos genéricos devem ser documentados usando outros métodos.

Dos dois tipos de comentários na célula, a mensagem de entrada de validação de dados é uma boa opção porque eles são mais limpos e mais limpos. Lembre-se, porém, que, se a célula não for selecionada, o comentário não será visualizado, portanto, assegure-se de que o comentário seja exclusivo de células. Mais importante, os pressupostos e comentários gerais devem usar texto simples ou outro método de documentação.

• Hiperlinks: Existem dois tipos diferentes de hiperlinks que são úteis para documentar premissas e dados de origem na modelagem financeira:
  • Hiperlinks de células e arquivos: Você pode criar hiperlinks para fontes ou outros arquivos de referência e outras seções de um modelo. Os hiperlinks de células e arquivos podem auxiliar na navegação de um modelo longo e complexo. Eles são especialmente úteis para os novos usuários encontrarem seu caminho em torno do modelo.

    Para inserir este tipo de hiperlink, na guia Inserir, selecione o ícone de hiperlink da seção Links. No lado esquerdo, selecione Colocar neste documento. Em seguida, selecione a folha e a referência da célula ou o intervalo nomeado da fonte do hiperlink. Você pode alterar o texto para exibir na parte superior para exibir algo como Ir para cálculos em vez de cálculos! B147, por exemplo. Da mesma forma, você pode inserir um hiperlink para outro arquivo para referenciar fontes.

  • hiperlinks de URL: Os hiperlinks também podem ser usados ​​para se referir a sites relevantes diretamente de sua planilha. Por exemplo, se a taxa de juros que assumiu no seu modelo financeiro veio do site do banco central, você pode simplesmente copiar o URL para uma célula em seu modelo. Observe que, se você estiver usando Get & Transform (anteriormente chamado de Power Query), você pode vincular dados diretamente de fontes de dados externas, incluindo sites, diretamente em sua planilha, que pode ser atualizada rapidamente sem ter que abrir manualmente o site.

    Se você não estiver usando o Get & Transform, você pode inserir manualmente um hiperlink do URL copiando e colando o URL do navegador diretamente na célula. Se você não quiser mostrar um URL bagunçado, você pode mostrar texto diferente. Na guia Inserir, selecione o ícone Hiperligação na seção Links e selecione Arquivo Existente ou Página da Web. Cole o URL no campo Endereço na parte inferior e mude o texto para exibir na parte superior.

• Texto codificado: Este método de documentação de suposições não é muito sofisticado, mas, como em muitas coisas na modelagem financeira, a solução simples é muitas vezes melhor. O pressuposto foi simplesmente digitado na célula abaixo da tabela de cálculo. Não há nenhum perigo aqui de que um modelador ou usuário possa ignorar essa suposição, seja ela vista no computador ou em uma impressão impressa.

  

  Texto com código rígido.
• Texto dinâmico vinculado: A documentação de premissas liberais em seu modelo é muito importante, mas é muito difícil manter a documentação atualizada quando seu modelo é dinâmico e as entradas estão mudando continuamente. Por exemplo, no modelo de cálculo de custos do projeto, você deseja certificar-se de que a pessoa que usa o modelo entenda que apenas 15 horas foram inseridas no modelo, então você deseja colocar o comentário abaixo "Cálculos com base em 15 horas de tempo faturável gasto. "Isso parece bastante óbvio neste exemplo, mas se o modelo fosse mais complexo e as entradas estavam em uma página diferente, seria útil incluir esse comentário.

  

  Texto dinâmico vinculado.

Se você fosse simplesmente digitar manualmente o texto "Cálculos com base em 15 horas de tempo faturável" na célula A10, isso seria correto … até que alguém altere o número de horas faturáveis ​​gastas no projeto e, em seguida, o texto seria rapidamente se tornaram out-of-date. Existe um risco muito alto neste caso de poder distribuir o modelo com documentação de suposição incorreta.

Em vez de digitar o valor codificado de 15, você pode converter o texto em uma fórmula dinâmica usando um e comercial (&). Se esta fórmula for usada, ela mudará automaticamente se o valor em C2 mudar:

= "Cálculos com base em" & C2 & "horas de tempo faturável gasto. "

Baixe o arquivo 0401. xlsx e selecione a guia com a etiqueta 4-4 para tentar isso por você mesmo. Altere o valor 15 na célula C2 para outro valor, como 20, e você verá que o texto muda de "Cálculos com base em 15 horas de tempo faturável gasto" para "Cálculos com base em 20 horas de tempo faturável."