Como desenhar um livro do Excel 2016 - manequins

Nem todas as planilhas do Excel 2016 provêm de modelos. Muitas vezes, você precisa criar planilhas únicas que não se destinam a funcionar como modelos padrão dos quais determinados tipos de cadernos de trabalho são gerados. Na verdade, a maioria das planilhas que você cria no Excel pode ser desse tipo, especialmente se sua empresa não confiar no uso de demonstrações e formulários financeiros altamente padronizados.

Planejando seu caderno de trabalhos

Ao criar uma nova pasta de trabalho a partir do zero, você precisa começar considerando o layout e o design dos dados. Ao fazer este planejamento mental, você pode se perguntar algumas das seguintes questões:

O layout da planilha exige o uso de tabelas de dados (com cabeçalhos de coluna e linha) ou listas (apenas com cabeçalhos de coluna)?
Essas tabelas e listas de dados precisam ser definidas em uma única planilha ou podem ser colocadas na mesma posição relativa em várias planilhas da pasta de trabalho (como páginas de um livro)?
As tabelas de dados na planilha usam o mesmo tipo de fórmulas?
Algumas das colunas nas listas de dados na planilha recebem a sua contribuição a partir do cálculo da fórmula ou eles recebem sua entrada de outras listas (chamado tabelas de pesquisa ) na pasta de trabalho?
Será que qualquer um dos dados na planilha será representado graficamente e esses gráficos aparecerão na mesma planilha (referidos como gráficos incorporados ) ou aparecerão em planilhas separadas na pasta de trabalho (chamada < folhas de gráfico )?

Algum dos dados na planilha vem de planilhas em arquivos de pasta de trabalho separados?
Com que frequência os dados na planilha serão atualizados ou adicionados?
Quanto dados a mesa de cálculo terá em última instância?
Os dados na planilha serão compartilhados principalmente em forma impressa ou on-line?
Todas essas perguntas são uma tentativa de levá-lo a considerar o propósito básico ea função da nova planilha antes de começar a construí-la, de modo que você possa criar um design econômico e totalmente funcional.

Economia

A economia é uma consideração importante, porque quando você abre uma pasta de trabalho, todos os seus dados são carregados na memória dinâmica do seu computador (conhecido simplesmente como

memória ). Isso pode não apresentar problemas se o dispositivo que você está executando o Excel 2016 for uma das últimas geração de PCs com mais memória do que você pode conceber de usar ao mesmo tempo, mas pode representar um grande problema se você estiver executando o Excel em um pequeno tablet do Windows com um mínimo de memória ou smartphone com memória limitada ou compartilhe o arquivo da pasta de trabalho com alguém cujo computador não esteja tão bem equipado.Além disso, dependendo apenas da quantidade de dados que você escreve no caderno de exercícios, você pode até ver o Excel rastejar e rastejar quanto mais você trabalha com ele. Para ajudar a proteger contra este problema, certifique-se de que não coloque as tabelas de dados e listas no seu livro com células "espaçador" extra vazias. Mantenha as tabelas tão próximas quanto possível na mesma planilha (com apenas uma coluna ou linha em branco como separador, que você pode ajustar para tornar a largura ou a altura desejada) ou - se o design permitir - mantê-los na mesma região de folhas de trabalho consecutivas.

Funcionalidade

Junto com a economia, você deve prestar atenção à funcionalidade da planilha. Isso significa que você precisa permitir o crescimento futuro ao selecionar a colocação de suas tabelas de dados, listas e gráficos. Isso é especialmente importante no caso de listas de dados porque eles tendem a crescer mais e mais tempo enquanto você continua a adicionar dados, exigindo mais e mais linhas das mesmas poucas colunas na planilha. Isso significa que você geralmente deve considerar todas as linhas das colunas usadas em uma lista de dados como "fora dos limites". "Na verdade, sempre posicione gráficos e outras tabelas de suporte à direita da lista e não em algum lugar abaixo da última linha usada. Desta forma, você pode continuar a adicionar dados à sua lista sem nunca ter que parar e primeiro mover algum elemento não relacionado fora do caminho.

Esta preocupação espacial não é a mesma ao colocar uma tabela de dados que totalizará os valores tanto nas linhas quanto na tabela de colunas - por exemplo, uma tabela de vendas que somasse suas vendas mensais por item com fórmulas que calculam os totais mensais em a última linha da tabela e as fórmulas que calculam os totais dos itens na última coluna. Nesta tabela, você não se preocupa em ter que mover outros elementos, como gráficos incorporados ou outras tabelas de dados de suporte ou não relacionadas, porque você usa a capacidade do Excel de expandir as linhas e colunas da tabela de dentro.

À medida que a tabela se expande ou se contrai, os elementos circundantes se movem em relação e com a expansão e contração da tabela. Você faz esse tipo de edição na tabela porque a inserção de novas linhas e colunas da tabela antes das fórmulas garante que elas podem ser incluídas nos cálculos totais. Desta forma, a linha e a coluna de fórmulas na tabela de dados atuam como um limite que flutua com a expansão ou contração de seus dados, mas que mantém todos os outros elementos a distância.

Finalizando o design da sua pasta de trabalho

Depois de ter planejado mais ou menos aonde tudo vai na sua nova planilha, você está pronto para começar a estabelecer as novas tabelas e listas. Aqui estão alguns indicadores gerais sobre como configurar uma nova tabela de dados que inclui cálculos de total simples:

Digite o título da tabela de dados na primeira célula, que forma as bordas esquerda e superior da tabela.

Digite a linha dos cabeçalhos das colunas na linha abaixo desta célula, começando na mesma coluna que a célula com o título da tabela.
Digite os cabeçalhos de linha abaixo da primeira coluna da tabela, começando na primeira linha que conterá dados.(Isso deixa uma célula em branco onde a coluna de cabeçalhos de linha cruza a linha de cabeçalhos das colunas.)
Construa a primeira fórmula que resume as colunas das entradas de células (ainda vazias) na última linha da tabela e, em seguida, copie isso fórmula em todas as restantes colunas da tabela.
Construa a primeira fórmula que resume as linhas das entradas de células (ainda vazias) na última coluna da tabela e, em seguida, copie essa fórmula no restante das linhas da tabela.
Formate as células para manter os valores da tabela e depois insira-as em suas células, ou insira os valores a serem calculados e formateie suas células. (Esta é realmente a sua escolha.)
Ao configurar uma nova lista de dados em uma nova planilha, insira o nome da lista na primeira célula da tabela e, em seguida, insira a linha dos cabeçalhos das colunas na linha abaixo. Em seguida, insira a primeira linha de dados abaixo dos títulos de coluna apropriados.

Abertura de novas pastas de trabalho em branco

Embora você possa abrir uma nova pasta de trabalho da tela do Excel na tela Backstage quando você iniciar o programa que você pode usar na construção de uma nova planilha a partir do zero, você encontrará ocasiões em que você precisar para abrir sua própria pasta de trabalho em branco dentro da área da Planilha própria. Por exemplo, se você iniciar o Excel abrindo uma pasta de trabalho existente que precisa ser editada e depois passar para a construção de uma nova planilha, você precisará abrir uma pasta de trabalho em branco (o que você pode fazer antes ou depois de fechar a pasta de trabalho com a qual iniciou o Excel).

A maneira mais fácil de abrir uma pasta de trabalho em branco é pressionar Ctrl + N. O Excel responde ao abrir uma nova pasta de trabalho, que recebe um nome de livro genérico com o próximo número não utilizado (Book2, se você abriu o Excel com um livro em branco1). Você também pode fazer o mesmo na visualização Backstage, escolhendo Arquivo → Novo e, em seguida, clicando na miniatura do livro em branco.

Assim que você abrir uma pasta de trabalho em branco, o Excel faz sua janela de documento ativa. Para retornar a outra pasta de trabalho que você abriu (o que você faria se você quisesse copiar e colar alguns de seus dados em uma das planilhas em branco), clique no botão na barra de tarefas do Windows ou pressione Alt + Tab até o ícone do arquivo é selecionado na caixa de diálogo que aparece no meio da tela.

Se você abrir uma folha de trabalho em branco por engano, basta fechá-la imediatamente pressionando Ctrl + W, escolhendo Arquivo → Fechar ou pressionando Alt + FC. O Excel fecha a janela do documento e o retorna automaticamente para a janela da pasta de trabalho que estava originalmente aberta no momento em que você abriu por engano a pasta de trabalho em branco.