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Os dados contábeis são muitas vezes informações confidenciais. Seus dados do QuickBooks mostram quanto dinheiro você tem no banco, o que você deve aos credores e quanto (ou quão pouco!) Ganham lucro na sua empresa. Como esta informação é privada, sua primeira preocupação na administração de um sistema de contabilidade QuickBooks é manter seus dados confidenciais.
Você tem dois métodos complementares para manter seus dados do QuickBooks confidenciais. O primeiro método para manter a confidencialidade depende dos recursos de segurança incorporados no Microsoft Windows. O outro método depende dos recursos de segurança do QuickBooks.
Usando a segurança do Windows
Você pode usar a segurança fornecida pelo Microsoft Windows 7 ou 8, Windows Vista ou Windows XP para restringir o acesso a um arquivo - um arquivo de programa ou um arquivo de dados - para usuários específicos. Isso significa que você pode usar a segurança do nível do Windows para dizer quem pode e não pode usar o programa QuickBooks ou acessar o arquivo de dados do QuickBooks.
Se você já está empregando segurança no nível do Windows, você (ou alguém em seu escritório) sabe como usar essa ferramenta para impedir o acesso não autorizado a (ou a utilização de) arquivos de programas e arquivos de dados. Para usar a segurança no nível do Windows para QuickBooks, você pode simplesmente aplicar seus conhecimentos gerais existentes ao arquivo do programa QuickBooks ou ao arquivo de dados do QuickBooks.
Se você ainda não estiver usando a segurança do nível do Windows, não precisa se preocupar em aprender o sistema de segurança complicado do Windows. Você pode usar a segurança QuickBooks mais simples.
Usando a segurança do QuickBooks
Você pode proteger a confidencialidade dos dados do QuickBooks atribuindo uma senha ao arquivo de dados da empresa QuickBooks. Você pode fazer isso durante o processo de configuração do QuickBooks.
Você também pode configurar uma senha escolhendo o comando Empresa → Configurar usuários e senhas → Alterar senha. Quando você escolhe esse comando, o QuickBooks exibe a caixa de diálogo Alterar Senha do QuickBooks.
Para configurar uma senha, basta digitar a mesma senha na caixa de texto Nova senha e na caixa de texto Confirmar nova senha. Observe que sua senha está associada ao nome de usuário Admin (que representa o administrador).
Se ainda não configurou uma senha, você não possui uma senha antiga, então você não verá uma caixa de texto Senha antiga. Se você estiver trabalhando com uma senha de administrador, você também deve fornecer uma pergunta e resposta do desafio. (Isso permitirá que você recupere seu acesso ao seu arquivo QuickBooks se esquecer a senha do Administrador.)
Obviamente, você deseja configurar sua senha para que ninguém (nem mesmo um computador) possa adivinhar. Isso significa que sua senha não deve ser uma palavra em um dicionário. Sua senha também não deve ser um número. E sua senha, em especial, não deve ser uma palavra, frase ou nome que algum colega de trabalho possa descobrir facilmente.
As melhores senhas (do ponto de vista da segurança) são combinações sem sentido de letras e números, como f34t5s ou s3df43x2.
Depois de configurar sua senha, você deve alterá-la periodicamente. Para alterar a sua senha, você também escolhe o comando Empresa → Configurar usuários e senhas → Alterar senha. QuickBooks novamente exibe a caixa de diálogo Alterar QuickBooks Password.
Desta vez, você deve inserir sua senha antiga na caixa de texto Alterar senha. Então você precisa inserir sua nova senha na caixa de texto Nova Senha e na caixa de texto Confirmar Nova Senha.
O QuickBooks requer um nome de usuário e uma senha antes de abrir o arquivo de dados da empresa. Por exemplo, se você atribuir uma senha ao arquivo de dados da empresa, sempre que o QuickBooks for iniciado, ele exibe a caixa de diálogo QuickBooks Login, onde você inseriu seu nome de usuário e senha e clique em OK. O QuickBooks abre o arquivo de dados. Se você não pode fornecer a senha, o QuickBooks não abre o arquivo de dados.
