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O Dashboard e o relatório no Excel geralmente se referem à exibição de dados acionáveis. Muitas vezes, você achará que os gerentes estão interessados ​​no topo e no fundo das coisas: os 50 melhores clientes, os 5 melhores representantes de vendas, os 10 melhores produtos. Embora você possa pensar que isso ocorre porque os gerentes têm o período de atenção de um filho de quatro anos, há uma razão mais lógica para focar os outliers.

Se você, como gerente, sabe quem são as contas geradoras de receita da parte inferior, você pode aplicar seus esforços e recursos na construção dessas contas. Como você provavelmente não teria os recursos para se concentrar em todas as contas, ver um subconjunto gerenciável de contas seria mais útil.

Por sorte, as tabelas dinâmicas facilitam a filtragem de seus dados para os cinco melhores, os dez inferiores ou qualquer combinação concebível de registros superiores ou inferiores. Aqui está um exemplo.

Imagine que, na sua empresa, o segmento de negócios de acessórios é um negócio de alta margem - você obtém o maior lucro por cada dólar de vendas no segmento de acessórios. Para aumentar as vendas, seu gerente quer se concentrar nos 50 clientes que gastam a menor quantidade de dinheiro em acessórios. Ele, obviamente, quer gastar seu tempo e recursos para conseguir que esses clientes compram mais acessórios. Aqui está o que fazer:

1. Crie uma tabela dinâmica com Segmento de negócios na área de filtro, Cliente na área da linha e Quantidade de vendas na área de valores; veja a figura. Para o valor cosmético, altere o layout para Formulário Tabular.

   

2. Clique com o botão direito do mouse em qualquer nome de cliente no campo Cliente, selecione Filtro e, em seguida, Top 10 - conforme demonstrado nesta figura.

   

   Não deixe o rótulo Top 10 confundi-lo. Você pode usar a opção Top 10 para filtrar os registros superior e inferior.

3. Na caixa de diálogo Filtro Top 10, conforme ilustrado nesta figura, você simplesmente precisa definir a visão que você está procurando. Neste exemplo, você deseja os 50 itens (clientes) inferiores, conforme definido pelo campo Soma de Montante de Vendas.

   

4. Clique em OK para aplicar o filtro.

5. Na área do filtro, clique no botão suspenso para o campo Segmento comercial e selecione a caixa de seleção do item do filtro Acessórios, conforme mostrado nesta figura.

   

   Neste ponto, você tem exatamente o que seu gerente pediu - os 50 clientes que gastam a menor quantidade de dinheiro em acessórios. Você pode avançar um pouco e formatar o relatório um pouco, classificando o valor da Soma de Vendas e aplicando um formato de moeda nos números. Veja a figura.

   

Observe que, porque você construiu essa visão usando uma tabela dinâmica, você pode facilmente adaptar seu relatório recém-criado para criar uma nova visão.Por exemplo, você pode adicionar o campo SubRegião - mostrado nesta figura - na área de filtro para obter os 50 clientes do Reino Unido que gastam a menor quantidade de dinheiro em acessórios.

Este é o poder de usar tabelas dinâmicas com base em seus painéis e relatórios. Continue a brincar com a opção de filtro Top 10 para ver o tipo de relatórios que você pode apresentar.

Você pode notar que, nesse número, o relatório inferior 50 mostra apenas 23 registros. Isso ocorre porque existem menos de 50 clientes no mercado do Reino Unido que possuem vendas de acessórios. Se você pedir o fundo 50, o Excel mostra até 50 contas, mas menos se houver menos de 50.

Se houver uma gravata para qualquer classificação na parte inferior 50, o Excel mostra todos os registros vinculados.

Você pode remover os filtros aplicados nas suas tabelas dinâmicas ao tomar estas ações:

1. Clique em qualquer lugar dentro da sua tabela dinâmica para ativar a guia de contexto das Ferramentas de tabela dinâmica na Faixa de opções.

2. Selecione a guia Opções na Faixa de opções.

3. Clique no ícone Limpar e selecione Limpar filtros, conforme demonstrado nesta figura.