O que você precisa saber sobre erros para modelagem financeira no Excel - dummies

A possibilidade de erro em um modelo financeiro é a coisa número um que mantém um modelador financeiro acordado à noite. Como modelador, você deve ter um respeito saudável pelas planilhas e sua suscetibilidade ao erro.

Imagine que você está trabalhando em um novo projeto emocionante. Você forneceu um modelo financeiro que está sendo usado para um projeto ou função-chave de sua empresa. Parece fantástico. As pessoas são disparadas; o dinheiro está sendo gasto. Mas semanas ou meses no projeto, os números de repente não estão aumentando. Por que o projeto está até agora acima do orçamento?

Na revisão, de repente você percebe que houve um erro nos cálculos originais. Yikes! Sua credibilidade e confiança em seu trabalho estão sendo questionadas, levando a alguns momentos incômodos durante as reuniões (para não mencionar, preocupação com seu futuro na empresa).

O European Spreadsheets Risks Interest Group (EuSpRiG) realiza uma conferência anual bem estabelecida para apresentar as últimas pesquisas e descobertas sobre o assunto. Existem muitos casos bem documentados de erros de modelo Excel de alto perfil. Alguns destes são documentados pela EuSpRiG. Dada a relutância da maioria das empresas em falar sobre seus erros, o número e a frequência das histórias documentadas pela EuSpRiG levam muitos a acreditar que os erros nas planilhas são uma ocorrência regular na maioria das organizações.

Que forma esses erros podem ocorrer? Geralmente, os erros de modelagem podem ser agrupados em três grandes categorias: erros de fórmula, suposições ou erros de entrada e erros de lógica.

Erros de Fórmula em seu modelo financeiro

Os erros de fórmula são os erros mais fáceis de fazer e relativamente fáceis de detectar, mas eles são terrivelmente embaraçosos quando são descobertos. Esses tipos de erros "mecânicos" também são os mais fáceis de evitar por auto-verificação e correção.

Um erro de fórmula comum é simplesmente pegar a célula errada na fórmula - por exemplo, ligando à célula B98, que contém 6, em vez da célula B97, que contém 0. 6. Este erro inicialmente pode parecer bastante menor, mas digamos que seu investimento inicial foi de US $ 100.000. Através da sua modelagem, você descobriu que há uma margem de lucro de 60 por cento, mas devido a esse erro, você prevê lucro de US $ 600.000 em vez de US $ 60.000. Ops !

Suposições ou erros de entrada em seu modelo financeiro

As fórmulas do seu modelo podem estar se calculando perfeitamente, mas os pressupostos em modelos financeiros são um caso de livro-texto de "lixo, lixo fora". "Se os pressupostos que você usou como entradas estão incorretos, o modelo também estará incorreto.

Quando se trata de erros de entrada, existem dois tipos principais a considerar:

• Entrada de dados: Os erros de entrada de dados podem ocorrer facilmente se você estiver atualizando os custos operacionais, por exemplo, em uma semana a semana base. Se esses custos não estão corretamente relacionados ou atualizados regularmente, você pode obter uma imagem incompleta ou imprecisa do processo. Às vezes, ligar essa informação a um arquivo separado e gerado automaticamente e usar algumas das novas ferramentas do Modern Excel, como o Get & Transform (anteriormente denominado Power Query), pode automatizar e acelerar esse processo. Além disso, não se esqueça de confirmar quem é responsável por atualizar a planilha e certificar-se de que qualquer alteração no processo ou na programação de atualização não afete o seu modelo.
• Entrada do usuário: Os erros de entrada do usuário ocorrem com mais freqüência quando você está menos familiarizado com o produto ou projeto que você está modelando. Por exemplo, quando se trata dos custos salariais de um programa, você pode ter em conta os benefícios que um empregado receberá e assumir que será 5% do salário, o que é um pressuposto bastante padrão. No entanto, como você é novo na organização, você pode deixar de levar em consideração outros fatores que afetam os benefícios do empregado, como um aumento nos custos de entrega do programa odontológico e médico que a empresa orgulha-se. De repente, isso leva o custo para 12. 5 por cento do salário, soprando completamente todos os custos de pessoal que você calculou tão cuidadosamente.

Se você está fazendo suposições, você precisa gravá-las, considerá-las e colocá-las cuidadosamente em seu modelo. Também é uma boa idéia confirmar esses insumos com as principais partes interessadas.

O velho ditado "Muitos cozinheiros estragam o caldo" certamente se aplica ao building um modelo financeiro. A menos que você tenha um conjunto rigoroso e colaborativo de padrões que garantam que o modelo seja estabelecido e os pressupostos sejam inseridos consistentemente, você alcançará o melhor resultado, tendo apenas um modelador trabalhando para construir o modelo.

Quando se trata de usando o modelo, no entanto, qualquer pessoa deve poder usar um modelo bem construído. Se você está preocupado com as pessoas que enganam seus cálculos ou entrando entradas incorretamente, certifique-se de que suas instruções e documentação explicam como usar o modelo. Além disso, aplique validações de dados ou proteção celular ao modelo para restringir as mudanças que o usuário pode fazer.

Erros lógicos em seu modelo financeiro

Os erros na lógica do modelo são provavelmente os mais difíceis de detectar, pois você pode ter as suposições, entradas e fórmulas funcionando perfeitamente, mas a lógica e a metodologia - a forma como o modelo é construído - ainda pode estar incorreto. Você deve capturar a lógica e garantir que a abordagem do construtor seja clara. Caso contrário, se você perder a pessoa-chave que construiu o modelo, pode ocorrer confusão.

Por exemplo, este modelo mostra a porcentagem dos fundos do investidor que foram emprestados. A porcentagem foi calculada dividindo o saldo de investimento (o investimento atual mais o novo investimento) pelo saldo da carteira (o empréstimo atual mais os novos empréstimos menos os empréstimos expirou).

Cálculo dos rácios da carteira de investimentos.

Segure um segundo. Você calcula isso com base na quantidade de empréstimos escritos ou no saldo acumulado? Você pode ver como a razão foi calculada pode causar confusão para aqueles que não estão familiarizados com este modelo. É importante documentar como você está calculando isso. Você também pode facilmente confundir os montantes mensais com o saldo acumulado; você pode ver que isso está claramente documentado na coluna B.